第1章 使用Excel時，必須掌握的7個要點
瞬間完成常規操作的方法
知識量不足導致的致命弱點
“我經常會使用別人製作好的Excel檔，可是我不知道表格裡的內容的意義，只好糊裡糊塗地做下去了……”
我在幫助學員提高Excel的操作效率時，經常遇到這樣的案例。即便表格中的內容是錯誤的，有些人也不會發現。而且不小心刪除了資料，也不知道該如何恢復，也不會告訴其他人。而這麼做的後果就是會導致無法分析重要的資料……諸如此類的“慘劇”時常發生。
這是每天都要加班到很晚的某個公司員工的例子。當我詢問他經常加班的原因時，他是這樣回答的：用Excel製作的客戶名單中有幾萬個電話號碼，要把原本用全形輸入的數字一個一個改成半形，然後手動刪除電話號碼中的連字號。這樣一來，每天都要加班4小時並且連續加3天左右。但是在我看來，只要稍花功夫，用不上1分鐘就能完成這個工作。
像這樣，由於不瞭解Excel的基礎操作而浪費大量的時間，引發很多錯誤，降低工作效率的例子，真是不勝枚舉。如果事先掌握簡便的方法，1分鐘就能完成原本要花幾個小時的工作。如果這樣的情況也發生在你的身上，你也會如此放任不管嗎？
雖然提高銷售和溝通技巧也很重要，但是大多數情況下，我們需要通過Excel將“獲得的實際成果”表示出來。雖然閱讀“學會用數字說話”這類書也很有必要，但是不應為了計算資料而花費太長時間，也不應該在製作商務文本這件事上浪費過多的精力。迅速計算數位元、製作商務文本，然後在最大程度上留出時間，對得出的資料進行思考、討論進而付諸行動，這些才是作為職場人士最應該做的事。
因此，對於現代的知識型勞動者來說，通過熟練使用Excel並不只是單純的製作表格，而是為了保證“工作”時間。使用Excel的功能就能自動完成的簡單工作就交給Excel，我們必須將精力集中在只有人類才能做到的工作上。無聊且耗時較長的簡單操作只會讓你注意力渙散，頻發小錯誤，降低工作的積極性。
不要持續浪費時間
▲ 每天兩個小時統計銷售資料
（2小時×20日=每月40小時）
▲ 每個月末花1周時間統計交通費
（8小時×5日=每月40小時）
▲ 每週花5個小時製作提交給客戶的資料
（5小時×每月4次=每月20小時）
如果利用Excel自動計算，每月花費在這些工作上的時間將縮短為3分鐘。我曾指導過上述第3個工作的客戶，有一天，他給我發來了這樣的郵件：
“原本我要花5個小時才能完成的工作……竟然2分鐘就搞定了。2分鐘啊。（笑）之前我每週都要花費的5個小時，到底都是在幹什麼……”
每個月都要花40個小時的工作，瞬間就能縮短至5分鐘，由此產生了39個小時55分鐘的可利用時間。如果能把這個時間用在那些更具生產性的工作上，就會增加工作的價值，這樣對公司來說也是一種貢獻。如此一來，公司的收益提升，你也會得到更多的好評。
反過來講，如果沒有注意到這種提高效率的方法，你每個月仍然會持續地浪費時間，同時還會產生相應的人員費用。這麼一來，每月都會不斷支付多餘的人員費用，企業也絕對不會欣賞這樣的人。
提升Excel技能的3個必需項
“在面試時被問到‘會不會使用Excel’時，我真的沒有信心回答‘會用’……”
我經常會看到有人有這樣的煩惱。確實，在招聘資訊中，企業經常會寫“能夠熟練使用 Word/Excel者優先”，但是卻沒有寫明“熟練使用”的程度。實際上，許多企業的招聘負責人對於“熟練使用Excel”這句話的定義也不甚明瞭。
那麼，如果想要在任何情況下都能充滿自信地說出“我會使用Excel”這樣的話，應該達到怎樣的程度呢？
想要提升Excel的操作技巧，必須要掌握“函數”與“Excel的功能”。Excel中有一些非常方便的函數與功能，可以大幅提高處理各種操作的速度。事先掌握都有哪些功能，在使用Excel工作時也會更加順暢。
應對一般操作需掌握的67個函數
Excel中總共有400多個函數，當然沒有必要全部記住。那麼，我們需要掌握的函數是多少個呢？雖然根據職業的性質會有不同，但一般來說掌握30～50個就夠了。根據我豐富的教學經驗來看，應對一般的工作所需要掌握的函數為以下67個。
SUM/SUMIF/SUMIFS/PRODUCT/MOD/ABS/ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN/CEILING/FLOOR/COUNT/COUNTA/COUNTIF/COUNTIFS/MAX/MIN/LARGE/SMALL/RANK/TODAY/YEAR/MONTH/DAY/HOUR/MINUTE/SECOND/WEEKNUM/DATE/TIME/WORKDAY/DATEDIF/IF/IFERROR/AND/OR/VLOOKUP/HLOOKUP/MATCH/INDEX/ADDRESS/INDIRECT/OFFSET/ROW/COLUMN/LEN/FIND/LEFT/MID/RIGHT/SUBSTITUTE/ASC/JIS/UPPER/LOWER/PROPER/TEXT/CODE/CHAR/CLEAN/PHONETIC/CONCATENATE/ISERROR/REPLACE/TRIM/VALUE/NETWORKDAYS
當然，沒有必要立刻記住這些函數。在第3章中我會給大家6個函數，只要記住這6個基礎的函數，就能夠大幅提升Excel的操作效率。
另外，這裡沒有提到通常被視為基礎函數之一的AVERAGE。大家平常過於依賴計算平均值這一操作，這樣做是想給各位敲一下警鐘。請記住“平均值不可信”這一風險，如果想要計算平均值，需要用總數除以參數的個數。
必須瞭解的9個功能
與函數同等重要的就是關於Excel功能的知識。與函數相同，這些功能也分為許多種。而日常工作中經常用到的重要功能主要有以下9個。
條件格式（【開始】→點擊【條件格式】）
例如，如果對比去年銷售額降低了100%，就給這一資料標記顏色。這是根據儲存格的數值設定單元格格式的功能。
資料有效性（【資料】→點擊【資料有效性】）
如果要多次輸入同一數值，可在下拉式功能表中選擇這一功能。同時，此功能還能限制儲存格的輸入值，防止輸入錯誤。
排序（【數據】→點擊【排序】）
例如，在分析客戶資料時，最基礎的操作就是按照銷售額從高到低排序。
自動篩選（【資料】→點擊【篩選】）
僅選中符合條件的資料。
樞紐分析表（【插入】→點擊【樞紐分析表】）
這是計算資料總數時的非常有用的功能。但是，如果是在定期更新的資料中進行此項操作，反而會降低工作效率，需要注意。
自動填充（含有連續資料起始資料的儲存格，拖拽填充）
這個功能可以快速輸入數字、星期等連續的資料。
保護工作表（【審閱】→點擊【保護工作表】）
這個功能是為了防止誤刪輸入的函數，保護資料。
查找與替換（快速鍵Ctrl+H）
查找特定的資料，並且能夠統一修改或刪除文字的重要功能。如果只是用於查找，可以使用快速鍵Ctrl+F。
定位（快速鍵Ctrl+G）
能夠一次性選擇“附有注釋”“空白內容”等符合條件的儲存格，一併處理。
如何組合使用函數和功能
面對複雜的操作任務，應該尋找“有沒有能夠輕鬆解決的功能”，掌握方法並熟練運用。最開始不需要記住所有東西，有不明白的地方，可以查資料或者請教別人。
掌握全部的Excel函數和功能並沒有任何意義，思考如何將其進行組合，並組織其結構是最重要的。而且，這一過程本身就非常有意思。得到預期的結果後，不僅心情會變好，工作也會變得很有趣。
另外，Excel是一款非常直觀的軟體。在畫面上方功能表列裡能輕鬆找到給儲存格填充顏色、畫線的功能。因此，我沒有刻意說明這些在閱讀本書的過程就能夠掌握的一些基本操作。
資料只有4種類型
一般來說，即便說熟練使用Excel，“在正確的儲存格內輸入正確的內容”才是最基礎的操作。那麼，在一般儲存格中輸入的資料都是什麼呢？
需要輸入儲存格的資料大致可分為4種類型。只要掌握這4種資料類型，就能解決大部分的難題。
1. 數值
0、1、2、3……用於計算、統計。
關於數值，請注意這一點：“計算有小數點的數值時會出現誤差”。在Excel中無法正確算出小數點以後的資料這一點會令人感到意外。比如說，儲存格內輸入“0.1”，卻並不準確指代“0.1”本身這個數值。關於這一問題，我會在後面詳細解釋。（參照P134）。
2. 文本
除數值之外的漢字、阿拉伯數字，以及其他符號等。
關於此項請注意，如果在函數狀態下使用文本，請用雙引號（“”）圈起來。
【例】
=IF(A1>=80,"A","B")
作為數值的80直接輸入到表格即可，而輸入文字項“A”與“B”則需要用雙引號標示。
3. 日期·時間（序列值）
如果想在Excel中正確輸入日期，例如“2014/1/1”這樣，西曆西元紀年法的年、月、日分別用“/”（斜線）隔開，以半形格式輸入。
輸入時間時需要則像“13:00”一樣，將小時與分鐘用“:（冒號）”隔開，以半形格式輸入。
像這樣表示日期、時間的資料形式實際上就是“序列值”。由此可見，在Excel中日期和時間也可看作是數值的一種。
另外說明一點，Excel可表示的日期範圍是從1900/1/1到9999/12/31。
4. 公式·函數
在Excel中，可以計算和處理各類資料。為此，我們需要在儲存格裡輸入公式與函數。因此，多掌握Excel的實踐技巧和函數方面的知識十分重要。
輸入函數、公式時，全部要用半形英文，從等號（=）開始輸入。
有效利用快速鍵
善用鍵盤
不只是Excel，操作電腦一般都需要使用鍵盤和滑鼠。只用滑鼠時，不得不逐步點擊各項功能表，如果是用鍵盤的話，一次就能夠完成這些操作。這就是“快速鍵”功能。
例如，“設置儲存格的格式”這一步，我發現很多人是將遊標移至儲存格上，點擊滑鼠右鍵，再選擇“設置單元格格式”。接下來我要教給大家一個方法：只需按快速鍵“Ctrl+l”，立刻就能打開“設置單元格格式”。
【設置單元格格式】，按“Ctrl+l”立刻打開
諸如此類，不使用滑鼠就能完成的操作數不勝數。這樣的方法掌握得越多，操作就會變得越來越順暢。
還有前面提到過的“查找和替換”這兩個功能。
“想刪除Excel表格中電話號碼中的連字號。”
“想將半形格式的連字號統一替換為全形。”
使用快速鍵“Ctrl+H”就能立刻完成。
如果使用滑鼠的情況下，至少需要完成以下3個步驟（2010版本）。
點擊開始功能表→找到功能區最右側的“查找和選擇”並按一下→點擊“替換”
即使事先知道【開始】功能表中有“查找和替換”這個選項，順利找到的話最快也要花3秒鐘。按照熟悉程度的不同，在這上面花費的時間可能有3倍的差。要是動作慢的人，甚至會花5秒鐘以上。我們的日常工作需要熟練使用電腦，因此一定要熟練使用快速鍵。
另外，在想要“複製粘貼”時我們可以使用快速鍵Ctrl+C（複製）和Ctrl+V（粘貼）。即便如此簡單的操作，有人還是會使用滑鼠右鍵來完成，這也會導致工作速度變慢。在速度上，甚至可能會與其他人產生10倍以上的差距。
重要快速鍵一覽表
只要掌握幾種常用的快速鍵，操作速度就能提升10倍，更能掌握Excel的基礎操作步驟。如果想要迅速提升Excel的操作效率，首先要瞭解以下快速鍵操作。
● Ctrl+l→打開“設置單元格格式”
● Ctrl+S→保存。要經常保存檔
● Ctrl+Z→撤銷，回到上一步。操作錯誤時，請冷靜地按下這個快速鍵
● Ctrl+F→查找工作表上或者檔內的字串（檢索功能）
● Ctrl+H→一次性修改或刪除多個字串（替換功能）
● Ctrl+Enter→一併輸入多個儲存格
● Ctrl+D→複製上一個儲存格的內容
● Ctrl+R→複製左邊儲存格的內容
● F4→設定公式的絕對引用
● Ctrl+F2→在Excel2007之後的版本中，此快速鍵可以顯示預覽列印
● Ctrl+F11→添加工作表
● Alt+=→運行“自動加總”
● Ctrl+C→複製
● Ctrl+V→粘貼
● Ctrl+X→剪切
● Alt+Enter→儲存格內換行
● Ctrl+空格→選中作用儲存格所在的整列
● Shift+空格→選中作用儲存格所在的整行（作用儲存格為半形英文）
● Ctrl+ -（減號）→刪除儲存格、行、列
● Shift+Ctrl+ +（加號）→插入儲存格、行、列
保存製作好的資料
提高工作效率的關鍵
“電腦死機了！花了一上午時間做的表格全都消失了……”
我經常能在推特上看到有人這樣哀嚎。於是，我通過推特上的自動投稿功能，每天發佈下面的文章：
“我已經說過不止一遍了。使用Excel時，請注意設置自動保存，操作過程中也要經常按Ctrl+S即時保存。這樣是為了保護你花費寶貴時間製作的Excel表格。請一定要這樣做。我每天都能夠看到抱怨資料不翼而飛的推文。”
電腦處於不穩定的狀態，製作表格時電腦突然死機導致做好的資料全部消失，這種悲劇也並不少見。或者在關閉檔時，最後鬼使神差地按下“不保存”，所有做好的資料頓時全部消失，我也經常聽到有這種慘劇發生。
而這些事情，其實可以用非常簡單的方法解決。那就是經常按快速鍵Ctrl+S，即時覆蓋保存檔內容。
即使掌握了很多Excel的功能和函數，並且想要借此來高效地完成工作，但如果沒能保存做好的資料那就是雞飛蛋打。突發的死機、資料消失這種情況通常都是突然發生的。其結果就是，花了幾十分鐘、幾小時甚至大半天做的表格全部消失。如此一來，我們就不得不重新製作，會使得工作效率大大降低。因此，如果注意經常保存檔，即便出現電腦死機這樣的事，也能將損失程度控制在最低。
我偶爾也會看到這樣的意見：“有時需要管理不同的版本，並不能隨意保存。”但是，如果想要分別保存不同版本的檔，可以選擇“另存為”，每次保存時可以在“檔案名”中添加日期。只要不是做應用開發軟體等相關的工作，一般我們在用Excel完成工作時，又有多少情況下需要我們保存不同版本的檔呢？
我們應該最優先考慮的是不要丟失製作完成的內容。最簡單的解決辦法就是經常按Ctrl+S保存檔。
務必設定自動保存
同時，也要設定自動保存，並且間隔時間儘量要短，最好為一分鐘。設定自動保存後，在電腦發生異常被迫終止操作時，會恢復到上一次保存時的狀態。因此即使Excel被強制關閉，等到下次打開檔時也能自動恢復資料。也就是說，如果事先將自動保存的間隔時間設定為一分鐘，遇到這種情況就能恢復到最新保存的版本了。
自動保存的設定方法如下所示：
【檔】→【選項】→點擊【保存】選項卡→在【工作薄保存】中勾選“保存自動恢復資訊”→保存間隔時間設為1分鐘
通過這一方法，再也不用擔心做好的表格突然丟失了。
這一點，可以說是提高操作效率的最基本的前提。
如有錯誤操作，按Ctrl+Z返回上一步
“天哪，刪了萬萬不能刪掉的資料！”
平常工作中您一定經常出現這樣的失誤：誤按Delete鍵、手忙腳亂中不小心按錯……
碰到這種狀況，請一定要冷靜地按下Ctrl+Z，這是返回上一步的快速鍵。如果一不小心操作失誤，請先試試這個辦法，大多數情況都有效。
但如果刪掉的是工作表，那麼就沒有辦法恢復。只好先選擇不保存檔，在關閉檔後再重新打開，這樣就能回到最新保存的版本了。因此，注意經常保存文件很重要。
想暫停時按Esc
在儲存格裡輸入內容時，有時候需要暫停輸入。這時候如果先按下Enter鍵的話，輸入內容就確定了，想要刪除的話，需要按下Delete鍵。
而我只要按下Esc，就能馬上取消輸入操作。
另一方面，不小心打開了功能視窗時，除了按視窗右上方的×，也可按Esc鍵直接關閉。
解除複雜功能，操作更簡便
“明明打的是‘hsi’，電腦給我改成了‘his’……能不能別幫倒忙啊！”
“每次打英文單詞，第一個字母都會被改成大寫，有什麼解決辦法呢？”
“如果輸入URL網址，會自動變成超級連結形式，真讓人鬱悶……”
諸如此類，Excel裡有很多明明不想這樣做卻會被電腦自動修正的功能，而且不清楚這些功能的使用方法，實際遇到的時候確實會覺得煩躁。如果每次都處理相同的問題就會浪費大量的時間。想要避免這種事情發生，需要事先瞭解如何解除這些功能。這樣就能擺脫負面情緒，更快速地完成工作。
其實，在Excel“選項”中可以更改大部分功能的設置。
取消修正文字
這一功能稱為“自動修正”，會修改輸入到儲存格中的字串。如果將其關閉，電腦就不會自動修改你所輸入的文字了。
① 【檔】→【選項】→【Excel的選項】→【校對】→點擊【自動校正選項】
② 【自動校正】選項卡中，取消勾選【鍵入時自動替換】
另外，根據需要，也可以取消“句首字母大寫”“英文日期的第一個字母大寫”等這些自動修正的設置。
取消超級連結
【自動校正】中的【鍵入時自動套用格式】選項卡，取消勾選【Internet及網路路徑替換為超連結】，之後輸入網址與URL也不會自動改為超級連結形式了。
取消勾選【Internet及網路路徑替換為超連結】
此項也是被大家“詬病”的“閒雜功能”之一，沒有特殊需要還是取消這個設置吧。
取消將數位變為日期形式
在Excel中輸入【1-1】【1/4】這樣的格式時，電腦會將它變為日期形式。如果想正常顯示輸入的內容，有必要採取以下列出的對策。
● 最開頭加上單引號（'）
● 【設置單元格格式】中，將表示形式設為【文本】後再輸入。
與其坐在電腦前生悶氣，不如試著找到取消不必要的功能的方法。
工作表的序號全部變成了數位元
【Excel的選項】→【公式】→【使用公式】→設置【R1C1引用樣式】
這樣設置後，工作表序號將自動變為數字。因此，如果你發現工作表中的序號都成了數字，就可以檢查一下這個設置。
消除儲存格的錯誤提示
儲存格公式等出現問題時，儲存格左上角會出現帶顏色的三角形，表示此儲存格有錯誤。可這個“問題”，有可能是有意為之的，這時候就不需要Excel自動糾錯。那麼，我們可以通過以下方法關掉糾錯功能。
【Excel的選項】→【公式】→點擊【錯誤檢查】→取消勾選【允許後臺錯誤檢查】
取消輸入時自動校正
在連續輸入整列的內容時，如果一開始輸入了與上一行儲存格的文本同樣的內容，儲存格會將接下來的內容自動替換為相同文本。當然有時這樣很方便，但不需要時又很麻煩。這一功能可通過以下方法取消。
【Excel的選項】→點擊【高級】→取消勾選【為儲存格值啟用記憶式鍵入】
避免“粘貼選項”頻繁出現的情況
進行複製粘貼的操作時，會自動出現【粘貼選項】，如果你不經常使用這一功能的話也會覺得麻煩。如果想取消自動顯示，可以按照以下步驟操作。
【Excel的選項】→【高級】→點擊【剪切、複製、粘貼】→取消勾選【粘貼內容時顯示粘貼選項按鈕】
工作表標籤無故消失
偶爾會出現這樣的狀況：工作表標籤完全不顯示。這時請確認以下選項。
【Excel的選項】→【高級】→點擊【此工作簿的顯示選項】→勾選【顯示工作表標籤】
除這項設置外，在【Excel的選項】中還可以進行各種設定。各位讀者也確認其他設置，相信一定會有不少發現。
出現異常狀態的3個原因
“用方向鍵移動儲存格，儲存格根本沒動，而畫面卻在移動……”
“用鍵盤輸入文字後，不知道為什麼變成了數字……”
“想要改寫已經輸入的文字，卻改寫了後面的文字……”
在使用Excel的過程中，偶爾會出現上述這些莫名其妙的情況。這些狀況讓人感到非常困惑，如果沒有查出原因就盲目地更改設置的話，可能會浪費許多時間。
以上這些現象，分別是由於按下了“滾動鎖定”“數碼鎖定”“插入鍵”導致的。發生的原因大部分如下：
“不小心按到了這些鍵。”
根據電腦的型號不同可能會有差異，但是如果發生了上述問題，請試著在鍵盤上找找這些按鍵。
● 滾動鎖定（Scroll Lock）
● 數字鎖定（Number Lock）
● 插入模式（Insert）
只要再次按下這些按鍵，就可以解除當前狀態，有時也可能是同時按下了功能鍵。
共用Excel檔時的注意點
有時，製作好的Excel檔並不僅限於自己使用，而是經常會以郵件附件的形式發送給同事、顧客和客戶。因此，為了讓接收方能夠順利地打開Excel檔，我們在發送檔時需要做好準備。雖然這似乎是微不足道的小事，但如果連這些地方都考慮不到的話，我想這樣的人也是無法做好工作的。
請注意檔保存形式
“我的電腦打不開別人發過來的Excel表格……”
Excel檔有幾種保存形式。使用Excel2007以後的版本保存檔時，初始設定為“Excel表格”，以“.xlsx”為副檔名。關於這個保存形式，有幾點需要大家特別注意。
Excel2003之前的版本，無法打開以“.xlsx”為副檔名的文件
雖然相比以前已經大幅減少了，但如今還是有不少企業在使用Excel2003之前的版本。
假設，我們以郵件附件形式給客戶發送對方需要的Excel檔。這時候，如果客戶的Excel軟體版本為2003版，而你發送的檔副檔名為“.xlsx”的話，客戶就無法打開該檔。這樣只能“重新發送”。
“.xlsx”形式的表格無法保存巨集
Excel中有一個叫作“宏”的功能，可以自動處理資料。直接保存“.xlsx”的檔，其中如果包含宏，在想要保存時會出現以下對話方塊。
按【是】，不啟用宏來保存
此處若一不留意按下【是】，很容易發生做好的宏消失不見的慘劇。
為了避免這樣的情況出現，請將Excel檔的保存形式預先設置為“Excel97-2003檔（*.xls）”。如果不需要處理超過65536行的資料，在實際工作中用這種版本的檔來保存就足夠了。具體請按以下順序設定。
【檔】→【Excel的選項】→點擊【保存】→將【檔保存格式】下拉選項改為【Excel97-2003文件（*.xls）】
【檔保存格式】設置為【Excel97-2003檔（*.xls）】
用的不是2003以前的版本，又要處理65536行以上的表格資料，選擇【Excel啟用巨集的工作表（*.xlsm）】也可以保存。
保留1個新建工作簿的初期工作表
通常來說，新建Excel文件時，最初的工作表數量為3個（Excel2013版開始，基本設定為1個）。這樣一來，假設你把表格資料登錄第1張工作表中，以郵件附件形式發送給了同事、上司或客戶。對方收到後，一打開發現總共有3張工作表，然後很可能會逐一去檢查第2張、第3張工作表裡是否有內容。
“為什麼要給我發送空白的工作表……”
為了不引起不必要的誤會，希望各位讀者要注意刪掉多餘的工作表。
也許這件事看似很簡單。但還是希望大家對他人抱著“不給別人添麻煩”的態度去做這件事。
可是不管怎麼說，每次都要特意刪掉多餘的工作表也很麻煩，並且也容易忘記。因此，請大家按照以下步驟設置，在新建Excel表格時設定為保留1個工作表。
【檔】→【Excel的選項】→【常規】→點擊【新建工作薄時】→【包含的工作表數】設定為1後點擊確定
【包含的工作表數】設定為1
有時候我也會聽到有人這樣問：“大多數情況下使用Excel檔時都會變成3個以上工作表，一開始就設定為3個不行嗎？”針對這一疑問，我想反問一下：
“如果最終還是少於3個工作表的話，不僅需要特意刪除，還有可能忘記刪除，留下這樣的隱患有什麼好處呢？”
如果想要更多的工作表，使用快速鍵Shift+F11就能立刻追加。並且在Excel2013版中，初始工作表數量已自動設定為1個。“一開始就覺得工作表有3張比較好”這種想法也沒有意義。實際上，有非常多的朋友和我說：“幸虧知道了這個方法”。
確認“設置列印範圍”
“用Email發送Excel時，請先好好檢查一下‘設置列印範圍’再發送。”
在我還是一個上班族的時候，我的領導不止一次這樣提醒過我。我認為列印出來是1張完整的頁面，但實際列印出來卻足足打了3頁。我經常被領導訓斥“太浪費列印紙了！”
用Email發送Excel檔時，收件人有可能會列印Excel檔。如果你沒有事先確認“設置列印範圍”，本來只想列印在1張紙上，而實際列印範圍卻是2頁，造成了紙張的浪費。當然了，需要列印的人也有必要事前進行確認，但還是需要製作檔的人事前設定好列印範圍。
比如，你製作了一個比較大的表格。
如果想完整地將這張表格橫向列印在1張A4紙上，具體的設置方法如下。
①【頁面配置】→【紙張方向】點擊【橫向】
② 【視圖】→點擊【分頁預覽】
③ 呈現以下畫面
可以看到，藍色虛線就是轉換頁面的地方，這樣直接列印的話，這張表將被列印在4頁紙上。
用滑鼠拖拽藍色虛線，即可調整設置為1張列印頁面。
用滑鼠拖拽藍色虛線，調整為列印在一張紙上
雖然只是偷懶了一下，但是這樣不僅會給別人帶來麻煩，也會給自己增加不必要的工作。請一定要提前設置好列印頁面。
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