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01 養成好習慣
良好的開始等於成功了一半，在開始學習Excel之前就要養成好習慣。瞭解規範資料來源的重要性，這樣會給以後的學習帶來極大的便利。
1.1 瞭解Excel的四類表格
在講Excel之前先瞭解一下Access的三類表格。有些人或許會疑惑，不是說Excel嗎，怎麼扯到Access上面去了呢？其實，Excel跟Access本是一家，兩者有很多地方都是可以相互借鑒的，只要對我們有好處就要去學。在開始學習Excel之前，瞭解一下Access是有好處的。
下面是MrExcel說過的話：
Access就是嚴格自律、修煉成仙的Excel，雖然少了Excel的隨意和靈活，但在某些方面的功力卻遠非Excel能比，如多表聯合分析、資料參照完整性、級聯更新和刪除、對資料的操作和查詢、巨集、介面設計，以及和Excel的完美整合能力等，所有這些給我們的工作帶來了極大的便利！
這裡涉及兩個關鍵字：嚴格自律和多表聯合分析。嚴格自律一般指對明細表要求很嚴格，而多表聯合分析是指明細表通過跟參數表關聯而獲得匯總表，從而可以更好地分析資料。
下面一起來認識各類表格吧。
參數表
產品清單又名參數表。前期設置好後，有新產品就添加進去。模式基本上不會變動，只要輸入規範就行，只起到引用的作用，如通過番號查找品名或者型號，平常接觸的概率很低。圖1-1就是一張參數表，瞭解一下就可以了。
圖1-1 產品清單
明細表
圖1-2所示就是一張每天生產產品明細表。
圖1-2 明細表
這是一張極為普通的明細表，但裡面包含了很多資訊。
■每一列都有標題，但標題無重複，沒有多行標題。
■同一列為同一資料類型，各列資料格式的規範統一。
■沒有合併儲存格。
■各記錄之間沒有空行、小計與合計行。
■表格縱向發展，行數可達幾十萬行，列數控制在10列以內。
通過上面5點，我們可以清楚地知道，Access有很多限制，就如一個人做事情，不管做什麼都很隨便，別人說他還反駁：差不多就可以啦！生活中的“差不多先生”很多，但這些人普遍混得不好，沒啥成就。相反，一個做事認真、嚴格要求自己的人，往往會得到上級的重視和同事的尊重。
我們平常80％的時間都在與資料打交道，所以需要特別重視。說這麼多，只是想讓更多人從一開始學習就能意識到這個自律的問題，這樣才會給以後的學習帶來更多便利。Excel中有一個處理資料的利器——樞紐分析表，當資料來源規範時，用它來處理資料將十分方便、簡單，取Access之長補己之短，Excel將越來越強大。
溫馨提示
資料類型是一個挺重要的東西，經常會接觸，需要好好瞭解。
資料類型可以分成兩大類：文本和數值。產品屬於文本，金額屬於數值。當然日期也屬於數值，日期是一種特殊形式的數值，如圖1-3所示。
圖1-3 產品記錄表
還可以細分為：數值、貨幣、日期、分數……說白了，就是自訂格式的分類，如圖1-4所示。
圖1-4 資料類型
匯總表
匯總表可通過明細表跟參數表關聯“變”出來，至於怎麼關聯以後會講到。如圖1-5所示，這類匯總表是最基礎的，只根據一個要求匯總。
圖1-5 匯總表
在Excel中匯總表包含兩種形式：一種是固定範本。如圖1-6所示，事先設置好範本，不允許改動，這時就得想辦法設置公式來將資料來源引用到總表。
圖1-6 固定範本匯總表
另一種匯總表是不做要求的，可以靈活變動，如圖1-7所示，但要考慮以下兩個問題。
■體現目的，一定要將說明的主要內容體現出來。
■要容易匯總資料，可適當引用過渡表的資料。
通過上面的初步瞭解，我們知道Access中有三類表格，分別是參數表、明細表和匯總表。匯總表可以通過其他表格關聯獲取，不需要我們自己錄入資料。既然Access是修煉成仙的Excel，那我們就得向Access學習，從一開始就有三類表的概念，將Excel當系統用。
圖1-7 靈活變動匯總表
過渡表
其實Excel中還應該存在一種表格——過渡表。很多時候，通過明細表並不一定能夠直接得到匯總表，得經過一系列的過渡才能真正轉換成匯總表。如圖1-8所示，過渡表的作用就是起到統計匯總表需要的某項資訊，如豬肉生產金額。
圖1-8 過渡表
有人也許會說，被你說得天花亂墜，我卻越聽越迷糊了。沒事，等下就會明朗了。
先來認識四類表格的示意圖，如圖1-9所示。
圖1-9 Excel的四類表格
明細表(原始資料)通過傳址參數表的資料，經過一系列加工就可以變成匯總表。
也許你還不是很明白，別急，繼續看下去。讓我們當一回家庭“煮男”。
鮮蝦四季豆
原材料：四季豆、蝦仁；
配料：油、鹽、蒜頭；
目標：鮮蝦四季豆。
俗話說：巧婦難為無米之炊。要做蝦鮮四季豆，首先就得有四季豆、蝦仁，但光有原材料肯定是製作不出蝦鮮四季豆來的，還需要從廚房找到一些油、鹽、蒜頭。原材料、配料齊全了，就得經過一系列的加工：
鍋里加水加鹽、煮開；
將四季豆摘洗好，下鍋；
再將四季豆出鍋，沖洗過冷水；
……
一道蝦鮮四季豆完成。
原材料(明細表)加上從廚房(參數表)挑選合適的配料，經過多次加工變成鮮蝦四季豆(匯總表)，而每次加工都只是臨時的(過渡表)，目的就是製作鮮蝦四季豆(匯總表)。
重新回到Excel中，認識一下這些表格的關係。
明細表就是日常登記資料詳細資訊的記錄表，因為每個公司對產品都有一定的編號管理，所以存在一部分參數是固定對應的。為了節約登記時間及頻率，我們會儘量減少登記內容。在明細表中手工錄入產品名及數量，由於每種產品的單價及類型基本固定，這樣就可以設為參數表，直接引用就好。最後根據明細表中所列詳細內容按要求求出自己所要的結果，即為匯總表，如圖1-10所示。
圖1-10 產品表
說了這麼多，只是為了讓你知道，表格之間是可以互相關聯的。理清四類表格，從一開始就養成好習慣，設置好參數表，規範明細表，善用過渡表，最終讓領導看到滿意的匯總表。
1.2 以身說法
成長是需要付出代價的，多從別人那裡獲取失敗的經驗，這樣你就會少走很多彎路。閉門造車是不可取的，否則終將付出慘重的代價！
2010年初盧子接手中山隆成那邊的工作，中山隆成有事先設置好的表格範本，如圖1-11所示。像這種二維表格經常會見到，好處就是錄入資料簡單。那時沒有考慮到以後要對資料來源進行匯總分析，也就沒去重新設置表格範本。雖然表格存在很多不合理，如合併儲存格，因貪圖一時之便，後來害苦了自己。
圖1-11 中山隆成範本
領導要盧子對不良資料進行匯總，好查看每個月各類產品的出貨檢查情況。通過這張明細表進行匯總，得到這樣一張表，如圖1-12所示。
圖1-12 匯總表
通過明細表獲得這張匯總表，對當時的我來說難度不亞于上青天。為了應付領導，我利用了各種轉換方法，費了九牛二虎之力才勉強做完，效率極低。
為了尋求更簡便的方法，我苦思一周無果。
不得已在網路上各處求助，終於皇天不負有心人，在wangjguo44老師的幫助下完成了這項艱巨的任務，在這裡對他老人家說一聲：謝謝！
我曬出其中一條公式，有興趣的朋友可以研究一下。
=INDEX(小天使！ G:G,RIGHT(TEXT(LARGE(MMULT((LOOKUP(ROW($5:$136),IF(小天使！ $B$5:$B$136＜＞＂＂,ROW($5:$136)),小天使！ $B$5:$B$136)=$B$4)*(MONTH(小天使！$I$4：$DJ$4)=$F$4)* (小天使！$G$5:$G$136＜＞＂檢查數＂)*(小天使！$G$5:$G$136＜＞ ＂其他＂)*小天使！$I$5:$DJ$136,ROW($1:$106)^0)+(LOOKUP(ROW ($5:$136),IF(小天使！$B$5:$B$136＜＞＂＂,ROW($5：$136)), 小天使！$B$5:$B$136)=$B$4)*(小天使！$G$5:$G$136＜＞＂ 檢查數＂)*(小天使！$G$5:$G$136＜＞＂其他＂)*( 小天使！$G$5:$G$136＜＞＂＂)*0.1+ROW($5:$136) %%,ROW(A1)),＂0.0000＂),3)*1)
不知道你看到這裡有什麼想法？不過我可以肯定地告訴你，工作上不應存在任何炫耀技能的行為，公式越長，只能說明你的表格設置越不合理。這就是我前面花那麼長的篇幅介紹Access的原因，其目的就是學會規範資料來源。故事的結局是，我狠下心來對這張資料來源“做手術”，將它變成一張標準的一維表格，然後用樞紐分析表輕鬆搞定，其結果如圖1-13所示。
圖1-13 轉換後的效果
VBA轉換代碼(好友無言的人提供)：
Option Explicit
Public Sub二維轉一維()
Dim Arr, Brr(), i As Byte, ii As Integer, T As Long
Dim iR As Long, iC As Byte, iRC As Long, iTem As Long
Arr=Sheets(＂小天使＂).Range(＂A4＂).CurrentRegion
iR=UBound(Arr):iC=UBound(Arr, 2):iRC=iR*iC
iTem=1＇計數器
ReDim Preserve Brr(1 To iRC, 1 To 9)
For i=9 To iC
For ii=2 To iR
' If i=113 And ii=80 Then Stop
Brr(iTem, 1)=iTem＇序號
If Arr(ii, 1)＜＞＂＂And Arr(ii, 1)＜＞＂合計＂Then
Brr(iTem, 2)=Arr(ii, 1)＇番號
Brr(iTem, 3)=Arr(ii, 2)＇俗稱
＇ Elself Arr(ii, 1)=＂合計＂Then
＇＇ MsgBox Arr(ii, 1)＆vbTab＆ii
＇ ii=ii+1
＇ Brr(iTem, 2)=Arr(ii, 1)
＇ Brr(iTem, 3)=Arr(ii, 2)＇俗稱
Else
Brr(iTem, 2)=Brr(iTem-1, 2)
Brr(iTem, 3)=Brr(iTem-1, 3)＇俗稱
End If
Brr(iTem, 4)=Arr(ii, 7)＇不良內容
Brr(iTem, 5)=Arr(ii, 8)＇等級
Brr(iTem, 6)=Arr(1, i)＇日期
If Arr(ii, 7)＜＞＂檢查數＂Then Brr(iTem, 7)=Arr(ii, i)＇不良數
If Arr(ii, i)＜＞＂＂And Arr(ii, 7)＜＞＂檢查數＂Then Brr(iTem, 8)=1＇不良數次數
If Arr(ii, 7)=＂檢查數＂Then Brr(iTem, 9)=Arr(ii, i)＇檢查數
iTem=iTem+1
Next ii
Next i
With Sheet4．Range(＂A2＂)
.CurrentRegion.Clear
.Resize(iRC, 9)=Brr
.Offset(-1, 0).Resize(1, 9)=Array(＂序號＂,＂番號＂,＂俗稱＂,＂不良內容＂,＂等級＂,＂日期＂,＂不良數＂,＂不良數次數＂,＂檢查數＂)
.CurrentRegion.Columns.AutoFit
.CurrentRegion.Borders.LineStyle=1
.CurrentRegion.Borders.ColorIndex=3
End With
End Sub
樞紐分析表匯總結果如圖1-14所示。
圖1-14 樞紐分析表匯總
如果你不會高級公式和VBA，最好還是規規矩矩地做表格。溫馨提示
說了那麼多，什麼是二維表跟一維表呢？
左邊的二維表：金額491對應產品A跟4月1日；右邊的一維表：491對應金額，4月1日對應日期，A對應產品，如圖1-15所示。也就是說，一維表每個資料都只有一個對應值，而二維表每個資料有兩個對應值。
圖1-15 二維表與一維表
以前是因為沒有人告訴我資料來源規範的重要性，以致我走了很多彎路。靠自己摸索是件很痛苦的事情。成功是有捷徑的，那就是站在巨人的肩膀上看問題、學習。
1.3 注重細節
在日本企業工作，要絕對服從管理。日本企業一般有一套管理模式，在某一階段做什麼事情是非常明確的，整個公司的工作模式基本上是按部就班。每個新人來到日企，公司會有專門的培訓，會告訴你做什麼事情用什麼樣的方法比較好，甚至填表這樣的事情也會有專門的人教你。因此想在日本企業工作，就需要具備很強的責任心，做事絕不能夠馬虎。
同時日本企業文化也提倡挑戰精神，在日本企業，主動思考的部下才會得到賞識。即使挑戰失敗也沒關係，但是不能自作主張，如果沒有得到上司的許可，失敗了，上司會發怒。在這種情況下，雖然上司不知情，但出現問題，上司也會因為“對部下的監督不力”而承擔部下失敗的責任。因此，挑戰前應該先與上司“商量”。
圖1-16 注意禮儀
此外也要特別注重禮儀。早上到公司，“早上好”是一定要說的，要是對方是領導，那就一定再加上“敬語”；下班時要說“失禮了”或者“辛苦了”，如圖1-16所示。在和日本老闆在一起步行時，一定要讓老闆走在前面，還要注意自己的儀錶打扮。日本公司把注重自己的形象看成是對別人的禮貌，日本男人要求穿西裝，日本女人還要求化淡妝。對中國人沒有強制性要求，但起碼要穿戴整齊。
其實很多外企都一樣，都有自己的一套管理模式。不管怎麼說，都非常注重一些細節問題。下面通過幾個小事例來說說Excel的細節問題。
計畫與實行
每年都有一個總計畫，再逐步細分成月、周、日計畫。每天再將實行的結果跟計畫比較，找到自己沒做好的，及時改正。圖1-17所示就是一個每週計畫與實行表，其他表格類似。
圖1-17 每週計畫與實行表
回饋
每天將所做的主要事情跟領導報告，如果出差在外，可以通過發送電子郵件把事情做簡要說明，必要時添加Excel文檔。如圖1-18所示，發送前一定要確認稱呼妥當，無錯別字，附件添加沒有，確認無誤後再發送。如果是重要郵件，一定要打電話確認領導有沒有收到。
圖1-18 發送電子郵件
為領導節約每一秒鐘
如圖1-19所示，在給領導發送表格前，先對需要說明的重要資料標示出來，並將滑鼠指標停留在標示的儲存格那裡，保存表格後再發送給領導。這樣一來，領導一打開表格就可以看見你要給他看的重點資料，以免他再重新查找。雖然只是節約幾秒鐘，但是對領導來說每一秒都有寶貴的價值。
圖1-19 重點標示
站在領導的角度看數據
一般領導都是上了年紀的人，視力大都不好。我們在給領導表格時，要儘量將字型大小調整大一點，或者隔行填充顏色，如圖1-20所示，讓他能夠看清楚每個資料。
圖1-20 調大字型大小、隔行填充顏色
其實還有很多需要注意的細節，這個得靠自己慢慢摸索，別人說的你不一定適用，只有當你碰到這種事情時才會記憶深刻。另外再說一句，同事之間的關係也很重要，一定要處理好。
1.4 本章小結
Excel存在四類表格——參數表、明細表、過渡表和匯總表，最重要的是從一開始就學習規範明細表，這樣會給以後工作帶來極大的便利。其實做人又何嘗不是這樣，規規矩矩做人，遠離抽煙、酗酒、賭博等不良惡習……偶爾放縱自己一兩次也可以，不過不能養成壞習慣，只限於玩玩就行。好習慣一旦養成，日久必將給人留下好印象，以後有什麼好事也會輪到自己。同時也要處理好和領導及同事間的關係，注意一些細節。能力再強，關係沒處理好也沒用。
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