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第8章 掌握Excel操作的本質
資料分析的基礎
通過運用前文仲介紹給大家的Excel技巧，只是提高Excel的操作效率，並不能提高你的工作成果，以及作為商務人士的價值。Excel只是一個工具。如果沒有以“熟練運用這個工具，如何才能提高工作成績？”這樣的出發點來思考問題，那麼無論掌握多少Excel函數和功能都沒有任何意義。我們需要掌握的是準確並快速地完成反應工作成果的資料的能力。
使用Excel完成的主要工作是“製作表格”。那麼，製作何種表格才能創造出有價值的工作？對他人有所幫助？能夠從中獲得利益？能夠改善資金流動，等等，我們要想到成果後再去製作資料，這樣才不會讓時間和精力白費。
只有考慮到這一步並高效地工作，才是真正“在工作中能夠熟練運用Excel”。
在最後一章中，我想告訴大家一些重要的思考方式。
分析的基礎在於數字的“分類”與“比較”
“上個月的銷售額是3000萬日元”
在銷售會議上，如果你只用這一句話就結束了關於“上個月的銷售情況”的報告，會怎樣呢？
“哦，然後呢……？”
上司、同事們應該會產生這樣的疑問。這樣是萬萬不行的。
“我們知道了這些資料。但是這些資料代表了什麼含義？”
可能有人會對你提出這樣的疑問，如果你回答不上來，就有必要認真學習商業資料分析的基礎知識。
實際上，這裡有個很大的課題。在公司內部累積了各種各樣的資料，但在大多數情況下這些資料都沒有得到充分利用。因為沒有人知道為了提高收益進行現狀分析、設定目標、制定計劃，應該如何靈活運用這些來之不易的資料。所以也無從下手。
所謂數字分析的基礎，就是“分類、比較”。
首先，將資料細緻拆分到某種程度。比如“銷售額”這種資料，可考慮從以下角度進行劃分。
● 按客戶（年齡層）
● 按地域劃分
● 按分公司劃分
● 按商品劃分
● 按負責人劃分
接下來，將這些拆分後的數位資料與其他資料做對比。“與某個標準相比，是高還是低？”如果不運用這樣的指標，就無從評價這些資料是好是壞。
關於這一點，有幾個標準解答範例，比如做以下說明。
“上個月的銷售額為3000萬，與去年同期相比增加了112%，達到目標達成率的108%。”
“按商品類別來看後，A商品占全體的70%，可以說銷售額大多來自這個商品。”
“因此，有必要提高其他商品的比例，建立更加穩定的利潤結構”
從銷售額減去勞動成本、原價等，可得到的“毛利”、“毛利率”等資料，驗證這些資料時不僅要從銷售額出發，還要以“銷售件數”為著眼點進行分析，這也是非常重要的。
像這樣的說明，並不是只有掌握了豐富的商業知識與經驗才能做好。事先瞭解工作中需處理的資料的基礎，之後利用簡單的除法運算，誰都能夠做到。
商務工作中分析資料的3個基礎指標
但是，突然讓你“分析商務資料”，你也不知道如何分析資料資料，也不知道應該和什麼樣的資料做對比，這樣你就會被困在Excel的資料中，即使花費了大量的時間，也無法得到滿意的結果。在此，希望大家掌握分析商業資料上的三大基礎指標。
● 同比率（與去年相比是增加還是減少）
● 預算與實績相比（是否達到目標）
● 構成的比率（每項各占多少比例）
以上無論哪一種，都可以用簡單的除法運算計算出來。
同比率～銷售額是增長還是下降
【計算公式】
同比率=今年的資料÷去年的資料
在企業中評價銷售額成績的第一大指標，就是同比率。也就是說，與去年相比銷售額是增長還是減少的數值。
● 去年的銷售額為100萬日元，今年的銷售額為120萬日元，則同比率為120%，“資料達標”。
● 去年銷售額為100萬日元，今年銷售額為90萬日元，則同比率為90%，“低於去年”。
並不是說，這個指標一定要超過100%。
銷售額少於去年的話，可以對這一資料進行進一步的分析，研究同期增長率，找出銷售額下降的主要原因。當然，有時比如由市場變化導致的銷售額下降，這種無法明確其中原因的情況也是存在的，也有“某公司的大客戶公司倒閉導致整體業績下滑”這樣問題並不出在自己公司的情況。無論是哪一種，都能分析出“銷售額下滑”這一狀況的原因所在。這種分析都可以從同比率這種簡單的除法中看出來。
分析同比率最重要的一點是“同一時期、同一期間與去年作比較”。商務活動十分容易受到季節變動的影響。受季節變化、節假日影響較大的日本，同一款商品在不同季節的銷路都會發生變化，季節不同，暢銷商品也不一樣。因此，需要大家思考以下這些問題。
● 檢驗當月的業績→得出“環比率”
● 檢驗每3個月的業績→得出“同比率”
有時候可以用“與上個月相比銷售額是否有所增長”來進行分析。比如“9月份遊樂場的遊客數比上個月下降了40%”這樣的結果，因為8月份為暑假期間，得出這樣的結果並不奇怪，但如果與去年的9月份相比遊客也是大幅減少的話，就能夠快速判斷出入園人數其實是在減少這種傾向。接下來，就可以面向10月份想出解決對策，付諸行動。
達成率～是否達成目標
【計算公式】
達成率=實際值÷預期值（目標值）
所謂達成率，即“預算金額”與“實際金額”的比率。這裡的“預算金額”就是指目標。也就是說，達成率表示的是“高於還是低於目標金額”的指標。
“預算”在達成率中表示目標值，而有一些文化企業將“預算”這個詞作為“公司可使用的資金”的意思來使用。但是，“預算與實績管理”這個詞是商務經營的基本用語，預算這個詞本身就含有目標的意思。希望大家有所瞭解。
結構比率～數位明細各占多少比例
【計算公式】
結構比率=部分÷整體
全公司的銷售總額等整體的統計資料，有必要進一步計算出詳細的資料。像前文中提到的，我們可以從以下的角度進一步分析資料。
● 客戶（年齡層）
● 地域
● 分公司
● 商品
● 負責人
以這些標準分析得出的各個構成要素在整體中佔有的比例，這個比例數位就是結構比率。也被稱作“份額”“構成比率”。由此，可以分析出各個要素的貢獻度、偏重比例、依賴程度等。
學會“用資料說話”
如下這張按負責人劃分的銷售額一覽表。
按負責人劃分的銷售額一覽表
像這樣只看見實際資料，只能大概瞭解每名負責人之間的業績對比，做出非常模糊的判斷。最多得出這樣的結論：
“山崎的銷售額是最多的啊。”
“川又的銷售額真是少得可憐。”
只能用抽象的形容詞來說明。
我們經常可以聽到這句話：用資料說話增加說服力。即使知道“每一名銷售人員的銷售額的業績”的資料也沒有任何意義。“用資料說話”最為重要的基礎事項在於：
“實際資料，以百分比（比率、比例）表現才是有說服力的資料”
試著在這張表中追加每一名負責人的結構比率吧。
按負責人劃分的銷售額一覽表中追加各負責人的結構比率
如此一來，大家就會知道每一名負責人銷售額所占比例。將資料製作成圖表的話，就會一目了然。
即使是口頭說明，像下麵這樣解說的話，講話人的說服力、聆聽者的理解程度也會截然不同。
【Before】
山崎的銷售額是最多的啊。
【After】
山崎的銷售額構成比占整體的43%，約占整體的一半。
“最多的”這種措辭非常幼稚，而“占整體的43%”這種說法只是將前者轉為帶有百分比資料的表達方式，就迅速變成了商務級別的對話級別。
當然，只是改變表達方式並不是我們的工作。“瞭解了這一事實，接下來要採取什麼行動”，將獲得的資料作為下一次的計畫、行動的根據來使用，才是分析資料的重點。
必須清楚製作表格的目的
運用這些方法實際分析銷售額的資料如下。
按全國各分公司的銷售額，得出同比率、達成率、結構比率的表格
這是某企業的全國各分公司的銷售額數據，這張表格裡含有同比率、達成率和各分公司在所有分公司的銷售額中所占的比率。除了同比率，其中還有一個指標表示實際差額——“去年差額”。另外，同時比較同比率與達成率，以及在表格中添加結構比率這些資料也有重大意義。其中最重要的是要明確這些問題：
“在表格中想要表達什麼？”
“製作表格的目的是什麼？”
為何不僅要添加同比率，還要添加“去年差額”？
首先，在表格中添加同比率，以及表示實際差額的去年差額的意義是什麼？比如說，以酒稅區分“啤酒”為例，來看一下首都圈與沖繩的同比率吧。
首都圈的同比率為107%，沖繩是132%。首都圈的同比率為107%這個資料表示對比去年有所增長，可以說是個很好的成績。但是與沖繩的132%比較後，就能得出“沖繩比首都圈地區增長得更多”的結論。另外，也會這麼想“沖繩的銷售人員比首都圈的更加努力，因此獲得了比去年更好的成績”。
這時，除同比率的資料外，如果設有表示與去年的實際差額的“去年差額”項目，就能從另一個的角度解讀這份資料了。確實，沖繩地區的銷售額銷售人員在努力增加銷售額，所以同比率的資料比較高。但是，同比率這種表示增長率的指標，如果分母小的話，那麼得出的結果會呈現出大幅增加的狀態。因此，
“對比首都圈與沖繩的銷售額增長度後，顯然沖繩地區的銷售人員更為優秀”
不能只是說明這點，通過對比去年差額這種表示實際差額的資料，
“首都圈也積累增加了大額交易，對全公司的貢獻程度很高”
就能夠做出補充說明，所以才要追加“去年差額”這個資料。
以百分比表現資料很重要，但是反過來說，“百分比也要和實際數字一同解釋說明”。如“利潤率”這一指標很重要，但比較各企業經營情況的時候不能只比較利潤率，同時還應比較“利潤額”，這樣才能做出最正確的判斷。
添加同比率&達成率的理由
在表格中並列添加同比率和達成率是有明確理由的。
我們來對比一下首都圈的同比率和達成率吧。同比率為107%意味著今年的銷售業績超過了去年，而達成率的86%意味著遠遠未達到預算目標。這時就會引出一個疑問：
“這個目標值（預算）是否恰當？”
從而會讓大家反思“目標值是不是過高”？
有些公司會把是否達成預算（目標）作為評價銷售經理或者銷售部門業績的考核標準。那麼要採用這樣的指標當然需要設置一個合適的目標值。如果設定了無論如何都達不到的目標，沒有達到目標就無法得到認可……但人類是情感動物，這樣做會打擊員工的積極性。
這種情況下，作為檢驗目標值是否恰當的方法之一，可以比較同比率和達成率。也就是說：
“雖然銷售額同比率為107%，但是這個數位遠遠未達到目標值，這是否說明原來設置的目標值過高？”
這樣就有進一步商量討論的餘地了。
這時，如果只是提出“目標值設得過高”也沒有任何說服力。而通過展現同比率這一指標，
“雖然同比率達到了107%，卻還是遠遠沒有達到目標值，這樣的目標值到底是如何計算出來的呢？”
這樣就會促使大家進一步討論，從而提出合適的目標。
為什麼要添加結構比率
原則上來說，得出的資料並不會出現特別異常的情況。擁有巨大市場的首都圈等大城市的結構比率相對較高也是理所應當的事。
而在此添加結構比率是為了觀察是否存在結構比率突然增大或突然減少的情況。如果平時構成比率並不高的地區的構成比率突然增大，
“這一地區是不是發生了什麼事情，會不會存在潛在商機？”
“這一地區的負責人是不是採取了特殊舉措？”
像這樣進一步調查，就能得到新的發現。
同時考查實際業績和百分比，這一點很重要。“只看實際業績”或“只看百分比”，都會引起遺漏或錯誤判斷現狀的問題。
將資料資料迅速轉化為表格的技巧
下圖為前文中提到的表格的全貌。
前文中的表格全貌
這張表是根據同一張表內的【資料加工】工作表中的資料為材料製作的。
作為表格的材料的【資料加工】工作表中資料
這張表格由5個專案構成。每一列項目名的儲存格中主要有以下項目：
● A列→表示銷售日期的六位數值
● B列→零售商區域
● C列→商品代碼
● D列→商品名稱
● E列→銷售額
也就是說，這些資料表示的是在某一段期間內，按月份、地區、商品來分類的銷售額數據。但是，流覽這個放有大量資訊的資料表，即使我們只能瞭解某些事實，卻還是不能知道整體趨勢和實際業績。
那麼，如果讓你“以這個資料為材料分析銷售情況”，應該從哪裡著手呢？
首先，如果你能立刻想到同比率、達成率和結構比率三個基本指標的話，就能夠快速開展分析工作。
將新的統計標準追加添加到中繼資料中
我們再確認一下最終表格的結構。
縱軸為“種類”和“分公司”。橫軸為按季度分類的2009年和2010年，這兩個年度的專案。
但是，中繼資料中卻沒有這些項目。
實際上這裡需要轉化資料。
● 商品名稱→種類
● 縣名→分公司
● 銷售日期→年度、季度
具體來說，需要在中繼資料中的作業列中追加轉化後的資料。最終，中繼資料會變成下表的狀態。
在中繼資料中追加轉化後的數據
F列的“種類”，是參照C列的商品代碼輸入的。另外，G列的“分公司”，則是參照B列的縣名輸入的。
以第2行的資料為例，資料發生了如下轉化。
● 愛知縣→中部
● 27210786→發泡酒
為了快速完成這種轉化，需要預先製作轉化對應表（轉化表）。比如在其他工作表中製作下圖這樣的表格。
事先製作這樣的變化對應表作為準備材料，之後再用VLOOKUP函數就可以轉化所有資料。
我們來逐個看一下追加轉換後的資料的函數。用來製作轉化資料的表格的名稱為“變化表”。
● F列（種類）→=VLOOKUP(C2,變化表!A:C,3,0)
● G列（分公司）→=VLOOKUP(B2,變化表!E:F,2,0)
● H列（年度）→=LEFT(A2,4)
● I列（月）→=VALUE(RIGHT(A2,2))
※只使用RIGHT函數的話會得出“01”這樣的字串，因此作為在J列中的VLOOKUP函數的第一參數使用時會出現錯誤，應用VALUE函數將其轉化為數值。
● J列（季度）→=VLOOKUP(I2,變化表!H:I,2,0)
● K列（KEY）→=F2&G2&H2&J2
※用於輸入統計表中的SUMIF函數的第一參數（檢索範圍）。
在第2行中輸入這些函數，然後一直複製到資料最後一行（按兩下滑鼠就可瞬間完成），就能快速轉化資料。中繼資料中沒有的專案，可以通過函數自行追加，按照自己的想法統計資料。這樣一來，就整理好了用作材料的資料。
請勿使用樞紐分析表（Pivot Table）
在Excel中，有一個方法可以快速統計出資料庫形式的資料，那就是樞紐分析表（Pivot Table）。通過實際的使用案例，我們來看一下它有哪些作用。
① 選擇需要統計的資料庫表格中的任意一個儲存格，【插入】選項卡→點擊【樞紐分析表】。
② 在下麵彈出的【創建樞紐分析表】視窗中點擊【確定】。
這裡，已經勾選樞紐分析表選項卡→【視圖】中【使用歷來樞紐分析表設定（可拖拽格子內的區域）】的畫面，勾選這一選項，使用樞紐分析表時會更加方便。
③ 在畫面右側，會出現選擇的資料庫表專案一覽的欄位清單畫面。在此，勾選【零售商區域】，樞紐分析表的縱軸就會出現“零售商區域”。
④ 在欄位清單中勾選【銷售金額】，就可以按照零售商區域統計金額。
⑤ 接下來將【商品代碼】的部分拖拽複製至畫面右下方的【列區域】中，就可以按照“零售商區域”“商品代碼”來統計金額。
像這樣，樞紐分析表可以簡單製作各種統計表格。因為其強大的統計功能，被認作是“製作表格的必備工具”，在實際工作中經常被使用。但它有個很大的漏洞，那就是：
“如果把定期更新的資料為來源資料製作成樞紐分析表，就會大大降低製作效率。”
這一點請務必記住。
大家經常犯的錯誤就是不斷使用樞紐分析表進行匯總，然後複製到表格中，並且不斷重複這樣的操作。這種做法不僅非常沒有效率，而且在複製粘貼過程中也非常容易產生錯誤。
一旦建立格式，就可反復套用
這時，從材料資料中製作用函數統計的格式是最好的方法。一旦做成這種格式，之後只要將材料資料粘貼到固定位置就能夠完成表格。
在表格中，首先在儲存格J6中輸入以下匯總公式：
=SUMIF(資料加工!$K:$K,$A6&$B6&J$5&J$4,資料加工!$E:$E)
在儲存格J6中輸入=SUMIF(資料加工!$K:$K,$A6&$B6&J$5&J$4,資料加工!$E:$E)
在第二參數中，結合了以下4個儲存格的數值。
● 儲存格A6“啤酒”
● 儲存格B6“北海道”
● 儲存格J5“2009”
● 儲存格J4“1Q”
在儲存格J5中實際上輸入的是“2009”這個數值。同樣，儲存格K5裡也輸入了“2001”這個數值。但是，儲存格上顯示的卻是“2009年”，尾碼有“年”這個字。在【設置單元格格式】→【表示格式】的【自訂】中，在【種類】的編輯欄中輸入以下內容，就能夠在儲存格中顯示“年”這個字。
0"年"
但是，實際上在儲存格中輸入的是“2009”、“2010”這樣的數值。而前文中的函數的第二參數就變為了“啤酒北海道20091Q”的字串。
第一參數指定的是“資料加工”工作表中的K列，這一列中組合了種類、分公司、年度、季度這4個字串。也就是說，這個公式在進行這樣的處理，
● “資料加工”工作表的K列
● 為“啤酒北海道20091Q”字串時
● 統計“資料加工”工作表E列的銷售額總值
將這個J6中的公式直接從J6複製到K14後，就能統計出各分公司的年度銷售額。
將儲存格J6的公式一直複製到K14
這是將最開始儲存格J6中的公式一直複製粘貼到J6：K14的範圍後，例如，選擇儲存格K9，按F2鍵後，就會變成下表中的狀態。
儲存格K9中含有SUMIF函數
第二參數引用了4個儲存格的SUMIF函數，但A9、K4這兩個儲存格看上去引用的是空白儲存格。這裡其實使用了一個秘訣。
下圖是選中A列的狀態。選中後，各個種類中的“啤酒”、“發泡酒”不僅直接出現在儲存格中，同時也以白色文字的狀態存在於A列空白位置的儲存格中。
在A列中的文字變為白色
當然，這些文字是作為SUMIF的參數輸入到儲存格中的，但如果所有的儲存格中都出現這些文字也會讓人無法看懂表格中的內容，所以只保留一個儲存格中的文字，將其他儲存格中的相同文字的字體顏色設置為白色。在第4行中才採用了相同的處理方法。
接下來，用SUMIF函數統計出總和，並在同比率的儲存格中加入今年÷去年的除法公式，就可以得出同比率。
這時，在有同比率的表格中事先設置“數值小於100%時儲存格內文字變紅且加粗”這樣的格式，就可以像下圖中這樣自動判定計算結果並改變文字格式。
通過附帶條件格式將同比率的數值小於100%的儲存格中的文字設置成紅字且加粗
然後，按照以下的操作順序在其他儲存格中填入公式，即可完成表格。
① 選中啤酒的第一季度（1Q）範圍，按Ctrl+C複製。
② 指定粘貼的範圍。
③ 按Ctrl+V粘貼。
如此一來，只要在一開始製作自動匯總表的格式，就能多次利用，也就不用再重複相似的統計工作了。通過這個機制，只要在“資料加工”工作表的特定位置粘貼中繼資料，函數就會自動計算資料，表格也就製作完成了。
這樣，1分鐘就能完成原本需要2小時才能完成的工作。如果是使用樞紐分析表的話，即使做到天黑，製作好的資料也可能會有錯誤，根本無法使用。
用最少的精力獲得最大成果的帕累托分析法
為削減經費所付出的努力真的有意義嗎？
提高銷售額。
減少開支。
這二者都是為了提高利潤十分重要的事項，但並不是胡亂行動。如果把精力浪費在錯誤的物件上，即使花費大量的時間和精力，也無法獲得滿意的結果，最後只能獲得“多勞少得”的下場。這樣，不僅降低了生產能力，更是增加了多餘的時間成本，浪費時間。嚴重的話，也會打擊員工的積極性。
比如減少開支。大部分的企業認為努力“減少不必要的成本”本身是件非常有意義的事情。但是，不要忘記為了減少開支需要花費一定的勞動和時間成本。如果為削減成本花掉的時間成本，反而超過了削減的部分，這樣就本末倒置了。像這樣“毫無意義地努力削減經費”的做法十分不可取。我列舉一些至今為止我遇到的實際事例供大家參考：
● 將便利貼裁開使用
● 利用列印紙的反面
● 離開座位10分鐘以上的話，關閉電腦電源
● 裁切使用過的列印紙，當作記事本
這些都是十分花費時間和精力的事情，想要通過這些方法削減經費，並不能減少很可觀的開支，也就是說無法產生新的利益。考慮到做這些事情需要花費的人工費用，可能還會產生赤字。像這種削減成本的工作通常十分無趣，生產性也過低，也會導致員工的積極性下降。
關於削減成本方面，經常可以聽到這樣一句話，“積少成多”。
我們需要辨別“我做的這些工作是否真的能夠積少成多。”
帕累托法則
“帕累托法則”是在商務領域中經常會提到的思考方法，也叫作“80:20法則”。它是指：
“銷售額的80%，是由20%的客戶提供的。”
“經費的80%，是由20%的員工使用的經費構成的。”
一言以蔽之，假定了“一部分的構成要素會給整體帶來巨大影響”。
通過下面的表格會更加容易理解。
按客戶分類的銷售額結構比率
這是某公司按客戶分類的銷售額結構比率資料做成的圖表。客戶分為A、B兩組，表示每組中的客戶數量（圖表內為件數）和銷售金額的比例。
從這張圖表中，可以立刻發現一個事實：在件數中占比不到26%的A組客戶，卻提供了80%的銷售額。如果失去或者損失這26%的客戶的銷售額的話，甚至會達到影響整個公司的經營狀況的程度。因此，就可以做出建立防止這26%的客戶流失、採取繼續維持合作關係的戰略這樣的判斷。
將帕累托分析法運用於製作圖表的3個方法
想要製作出這樣的圖表，需要按照以下的3個分析手法的連續處理。
① 排名分析
首先，可以簡單地按照消費金額的大小給客戶排序。這時，可通過Excel的排序功能處理。這樣就可以將重要的客戶排在名單的最上方。
例如，在提交新產品方案的時候，可以按照這個順序給客戶打電話。如果客戶名單是按姓氏排列的話，選擇使用下列的哪一種方法，也會大大影響銷售的效率。
● 直接按照順序從上往下依次打電話
● 先按照消費金額的大小（降冪）排列資料，從上往下依次打電話
Excel的“排序”功能能夠幫助我們實現“從最重要的客戶開始聯絡”這樣理所當然的想法。
② ABC分析
按照客戶分類的銷售額數據進行降冪排列後，計算出每個客戶的消費金額的構成比率。在下一頁的表格中，儲存格C1中含有所有客戶的消費金額的總和。將C1和每位元客戶的消費金額做除法，可以得出結構比率的資料。在儲存格D4中輸入下列公式，一直複製粘貼到最後一行。
=C4/$C$1
然後，將結構比率相加，可以得出累計結構比率。
得出每個客戶的消費金額的結構比率
得出累計結構比率
像這樣，比如就能知道“前3家客戶公司占了整體銷售額的50%，說明這三家公司是我們重要的客戶”。為了明確客戶的重要程度，“將客戶分成若干小組”這種分析手法就是ABC分析法。在此，將累計結構比率大於或等於80%的客戶分到A組，小於80%的分到B組。
可用IF函數處理這種分類。在儲存格F4中輸入下列公式，一直複製粘貼到最後一行，就能自動分成A、B兩組了。
=IF(E4<80%,"A","B")
在儲存格F4中輸入=IF(E4<80%,"A","B")，分成A、B組
③ 帕累托分析
像這樣將客戶分為A等組與B等組之後，接下來就要計算兩組的“交易件數”和“總計金額”了。表格則呈現以下形式。
得出A組客戶與B組客戶的“交易件數”與“總計金額”
用COUNTIF函數計算“A和B各有多少個”。
用SUMIF函數得出“A和B的總銷售額是多少”。
得出實際數位後，再計算結構比率。A的銷售件數占整體的26%，但銷售額卻占結構比率的80%。而B的銷售件數雖然占整體的74%，銷售額的結構比率卻不足20%。將這個結果製作成圖表，就會看到前文中的“按客戶分類的銷售額結構比率”那樣的表。
這樣就一目了然了吧？對於這家公司來說，首先必須維護好A組客戶，當然也不能忽視B組。但從優先順序來說，應該要對A組客戶予以更多的重視。從經營戰略角度來說，
“把提供給A組客戶的優惠政策介紹給B組客戶，可以刺激B組客戶的購買欲，積極升級到A組的等級。”
而提出這種戰略計畫的根據或分析，只需製作一張簡單的Excel表格。
在削減經費方面也是一樣。提取出佔據大部分比例的要素後，不對症下藥的話也不會有任何改善。如將便利貼裁成一半使用，重複利用列印紙的反面，等等，與其在這種事情上花費大量的時間，還不如多找出“占整體經費80%的支出是什麼”。
“社長的租車費用占了很大比例。”
“如果減掉‘管理層的交際費’裡面每月的夜總會花銷，經費能節省20%。”
這樣就能發現一些真正需要改善的地方。不要在費力而不見效的事情上花費大量的時間和精力。為了明確真正應該付出努力的物件，一定要在瞭解Excel的基礎技能的基礎上，熟練運用各種分析手法。
以“資金方塊拼圖”來理解公司的資金流動
以“銷售目標”為主要課題的企業非常多，其實在商務活動中應該重視的數字不只有“銷售額”，“利潤”也同樣重要。
“利潤”，粗略來講就是“銷售額減去成本後得到的數字”。如果銷售額是100萬日元，但是成本也花去了100萬，那麼利潤就是零。
想要增加利潤，選擇以下兩種中的其中一種或者二者結合運用（但在真實的經營環境下，並不一定都會有效果。削減經費後卻導致銷售額下滑，增加經費也有可能增加利潤）。
● 增加銷售額
● 削減經費
那麼，為了增加銷售額，應該做些什麼？削減經費，又應該做些什麼呢？
這裡介紹給大家一個絕對不會弄錯先後順序的方法，那就是下面的“資金方塊拼圖”，通過這張圖可以完全把握公司的資金流動情況。
為了增加公司的現金流和利潤，提高銷售額、削減經費是最有效的方法。
戰略上要明確輕重緩急，為了使對策的效果最大化，應該從哪方面著手。
想要明確改善物件，能夠找出“佔據80%的20%是什麼”的帕累托分析法是最有效的方法。“資金方塊拼圖”，是西順一郎先生的STRAC表為基礎建立的一種思考方法，和仁達也先生獲得了原作者的允許，將其改良。
作為提供商品和服務的等價回報，從客戶那裡收取費用。這就是銷售額①。
供應商成本、材料費、外包費等與銷售額呈比例變動的費用，需要從銷售額中剔除。這一部分費用稱作“變動成本”②。
從①的銷售額減去②的變動成本後得到的資金就是③“毛利”。
租金、人工成本和其他銷售管理成本等變動成本以外的費用稱作“固定成本”④。
固定成本大致可分為兩部分，人工成本⑤和“其他固定成本”⑥。
從固定成本中減去毛利得到的剩餘資金就是“利潤”⑦。
這些用語，與利潤表、資產負債表等各種財務表中出現的會計用語多少有些不同。例如，“利潤”原本有銷售利潤、經常性淨利潤和當期利潤等意思，在本書中作簡化說明。
如何運用帕累托分析法
這7個資金種類中，哪種可以運用帕累托分析法處理呢？
例如“削減固定成本”，相信這是每家公司都在努力做的事情。為了知道“應該從固定成本中的哪個經費開始下手”，可以使用帕累托分析法。
如果想不增加固定成本而提高員工薪資的話，就要考慮削減人工成本除外的“其他固定成本”。這時，削減“其他固定成本”那個部分就變得尤其重要。只要找到效果較大的目標，即佔據整體80%的20%的費用項目，然後從這個地方開始著手削減經費就事半功倍了。
關於變動費用也是一樣。如果佔據大部分進貨成本的是少數的供應商和商品的話，只要他們稍微降低一些價格，就極有可能大幅減少成本=增加毛利。與不斷地對供應商提出難以接受的降價要求比起來，這個方法無疑是最明智的。
當然關於銷售額方面，按照客戶、商品進行分類後運用ABC分析、帕累托分析，立刻就能找出重點客戶和利潤最大的商品。
平均值會說謊
最後，還有一件事想告訴大家。
幾乎所有關於Excel的書或研討會，都把匯出“平均值”的AVERAGE函數作為一個重要的基礎函數介紹給大家。但是，在我的Excel培訓課上並不會這樣做。為什麼呢？這是因為在製作處理數位資料的資料表格時，我認為不應該隨意使用“平均值”。
“平均值會說謊”
請首先記住這句話。
我們在許多場合都會遇到平均值這個指標。如考試成績的平均分、平均收入。知道了平均值，再和自己的實際情況作對比，隨著數值忽高忽低也或喜或憂。
所謂平均值，就是所有數值的總和除以全部個數所得出的數值。這總會讓人覺得它是“所有數值中最中間的數值”。但是，平均值有可能是脫離實際情況的。
例如，有一家想要在某一地區開展銷售房屋業務的建築公司，要在此區域調查可行的價格範圍，於是對當地的人均年收入進行了調研，結果得出600萬日元。於是，這家建築公司做出了這樣的判斷：該地區“年收入600萬日元的人占大多數”。因此決定以年收入600萬日元左右的人群為目標建築樓盤。但實際上，當地人們的收入情況有非常明顯的等級差別，即“年收入900萬日元的人群”與“年收入300萬日元的人群”呈兩極分化狀態。的確，兩者相加除以2，就可以得出平均年收入為600萬日元的結果。但是實際上，並沒有年收入達到600萬日元的人群。
另外，公司一般用到的指標還有“平均年收入”。以此為判斷依據的時候也需要注意。乍一看很高的平均年收入數字，很有可能是因為一部分中高層管理人員的高額收入拉高了平均值，而實際上大部分員工的年收入要遠遠低於平均值。
像這樣的例子不在少數。請一定注意平均值會有偏離實際情況的風險。
統計學中針對這個問題，給出了“標準差”的概念，用於瞭解計算平均值的各個數值的偏差情況。但是，即使在公司報告說明時使用這個概念，即使聽者感覺理解了這部分內容，但在實際的商務現場中並一定具有足夠的說服力來實現方案中的內容。
遇到在商務文本中使用“平均值”的情況時，如果追問這個平均值是如何得出的，很多人會這麼回答：“差不多是這樣”、“之前的負責人算出來的”。沒有帶著明確的意圖製作資料，就會變成這樣。這是需要花費自己的寶貴時間與精力的工作，“這件工作能得到怎樣的成果？”對這一點要有足夠深刻的認識，絕不能隨意地製作商務文本。
希望大家能夠牢記工作必需的三大要素：自主性、責任感、全域觀，將Excel當成武器，大幅提高自己的工作能力。
後記
日常工作依然有很多需要改善的部分
隨著豐田的生產方式的確立，“改善”這個詞成為了世界性用語。如今，工廠等生產現場即使在非常細微的部分上也會為改善業務而付出努力。以秒為單位、以毫米為單位、以1個螺絲為單位……看似微不足道的改善舉措積累產生巨大的效果，毫無疑問，這種努力方式值得我們尊敬。
而另一方面，以事務性工作為中心的辦公室的業務情況又如何呢？在減少浪費、提高生產效率上，是否與工廠做到了同等程度的努力呢？
每個月都會製作相同的商務文本並且需要花上一整天的時間。
提交每個月都會製作的訂單，需要花3天時間。
統計每個月員工的出勤情況，需要加班一周。
而且人工作業較多，經常出現失誤。
有些企業不將這些情況視為問題，覺得在這些事上花費勞力是理所當然的事，從而完全不管，這樣的事迄今為止我已經見過太多了。
我在對這些企業的人員進行Excel的相關培訓後，他們的業務處理速度和生產能力大約提高了10～1000倍。原本要花1天時間的工作縮短為3分鐘，資料中隨處可見的失誤也完全消失了。
一開始只要花很少的時間掌握Excel的基礎知識技能，就能夠節約大量的時間與精力。
這些節省下來的時間精力就可以用到本應進行的富有生產性和創造性的工作中。
如果所有的事務工作的負責人都能學會這些技能，不僅公司會改變，員工的工作也會變得輕鬆。
如果這樣的公司越來越多，也能夠增強經濟的活躍性。
這就是我寫這本書的理由。
本書得以順利完成，要感謝多方指導與支持。
首先，我要向技術評論社的傅智之先生致以誠摯的感謝。是傅先生找到我們這家無名小社，詢問我是否願意執筆寫書的。
在此，培養了SUGOI改善股份有限公司和我本人的Excel技術的最大恩師——所有客戶公司，以及參加我社研討會的學生們。在與各位一同工作的過程中，我們的技術也得到了磨煉。
並且，我還要向諸多給予我精神支援的朋友們表示感謝。
幫我寫簡介的立志出版社社長田中克成先生。
我司技術方面的頂樑柱，日本國內Excel操作技能最高水準的我司董事山岡誠一先生。
於公於私都對我寫書一事提供了大力支持、兼任秘書事務負責人的妻子。
以及一直給我加油鼓勁，期待本書面世的所有的朋友們。
在這裡，向各位表達最誠摯的謝意！
如何以Excel作為武器獲得好評
在這裡，我還想告訴諸位讀者朋友們：不要只是成為一個擅長做Excel表格的人，而是要善於使用Excel的技能並發揮分析技巧，在工作成果上，以及在組織中獲得真正的好評。
無論你有多麼擅長使用Excel，只會使用Excel都不會提高大家對你的認可程度。在組織中獲得較高評價的重要條件有2個：“做出至今為止從未有過的新事物”、“製作出不僅是改善自己的工作，也能改善周圍人工作的結構”。
我在前公司Mercian股份有限公司工作的時候，並沒有Excel函數的相關知識就開始了資料分析的工作。最開始的時候，接手上一位元負責人的製作資料表格的工作，每天都要苦苦奮戰，一直加班到追趕最後一班地鐵。
但是，後來發現我每天只是不停地處理這些內容，並沒有時間做其他工作，於是我開始思索“有沒有方法能夠縮短做這些事的時間”。然後，我才發現原來有許多的函數都可以自動匯總資料。同時，我還發現在Excel中可以建立預先在表格中輸入函數，再將材料資料粘貼在特定位置這種機制。
我利用節省下來的時間，不斷改進上一任負責人的資料，導入從全新的視角著手的分析手法，向全公司做報告。最終，我獲得了只占全公司少數的S級員工（最高）的評價。可以說，我只是發揮了操作Excel的能力和分析技巧就得到了最高的評價。
靈活運用這些工作經驗，我成立了培訓Excel相關知識和技能的公司後，同樣收穫了優異成果的客戶不斷增多。這些客戶的共同點就是我在前文中提到的兩個條件。
只是能夠完成交給你的工作並不能讓你成為不可或缺的存在。但是，要成為無可替代的人也並不是說一定要具備特殊的才能。只要在大家都能善用Excel，並將它作為武器，就能夠收穫巨大的成果，為集體、為公司做出貢獻。
若本書能在這方面助大家一臂之力，我將不甚欣喜。
吉田拳
Table of Contents
- 封面
- 序言
- 第1章 使用Excel時，必須掌握的7個要點
- 第2章 如何在Excel中輸入函數
- 第3章 需要事先掌握的6個函數
- 第4章 通過應用與組合，提升函數的威力
- 第5章 Excel中的日期與時間設置
- 第6章 快速處理字串
- 第7章 製作表格的秘訣如何提高整理日常資料的效率
- 第8章 掌握Excel操作的本質
- 後記
