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第2章 如何在Excel中輸入函數
輸入公式的操作步驟
輸入公式的4個步驟
在此，我們一起來看一下Excel的基礎——輸入公式。雖然這看似是很簡單的工作，但實際上從這裡開始就能拉開工作效率的差距。
比如做加法，首先在Excel中輸入“=”，然後用加號將數位或儲存格連結在一起。基本步驟如下：
① 用半形模式輸入（若發現當前為全形模式，請務必切換至半形）。
② 從“=”開始輸入。
③ 用滑鼠或遊標選擇需要計算的儲存格，輸入公式。
④ 按回車鍵確定。
比如，A1儲存格中的數值為1，
在某儲存格中輸入=A1+1
按回車鍵確定後，算式答案自動計算為2。這就是“公式”。
然後，按公式計算得出的結果顯示在儲存格中的值，被稱為“返回值”。
巧用函數，簡化輸入過程
再比如，從儲存格A1到A5，縱向分別輸入1、2、3、4、5。求這5個儲存格數值的總和最直接的方法就是輸入以下公式：
=A1+A2+A3+A4+A5
將這一公式輸入儲存格A6，會得到答案“15”。
但是，這種方法非常麻煩。這次舉的例子只涉及5個儲存格，可以使用這個方法，如果要用到100個、1000個，如果只是計算這些資料，算好的時候可能太陽都要下山了。
為了提高這項操作的效率，Excel中有一個功能為“多個儲存格求和”，就是SUM函數。打個比方，在儲存格A6中輸入以下公式，即可求得儲存格A1～A5的總和。
=SUM(A1:A5)
如果是要做乘法，則可使用PRODUCT函數，以同樣方式整合計算。
=PRODUCT(A1:A5)
所以，無論是計算A1～A100的數值，還是計算到A1000、A10000，只要運用函數，就能一次性輸入，快速完成計算。
=SUM(A1:A100)
=SUM(A1:A1000)
=SUM(A1:A10000)
諸如此類，各種計算或者文本處理加工等，Excel設計了“函數”這樣的公式體系，專門用來簡化用戶在使用Excel過程中所涉及的複雜操作。
Excel中的函數功能十分強大，或許有些功能大家一輩子都不會用到，所以完全沒有必要全部記住。找出自己需要掌握的函數，並且熟練運用才是最緊要的。在Excel使用方面，由於無知而招致損失的第一點，就是缺乏函數的相關知識，這樣說也完全不為過。
輸入函數的5個步驟
輸入函數時，在儲存格中一定要先在半形英文模式下輸入等號（=），基礎操作如下。這種表示函數結構的，叫作“格式”。
【格式】
=函數名（參數1，參數2……）
格式中的“參數”是函數必須的構成要素。如果存在多個參數，就用逗號（，）隔開，從第一個開始按順序稱作參數1、參數2……比如運用IF函數的話，函數構成如下：
=IF（測試條件，真值，假值）
這一情況中，“測試條件”為參數1、“真值”為參數2，“假值”為參數3。不同的函數，指定不同的參數會得出怎樣不同的結果，記住這些內容，其實也是在慢慢提高Excel的操作技能。
Excel2007之後的版本中，在輸入函數的過程中會出現候補名單，運用TAB鍵即可快速輸入函數。在此以SUM函數為例，請大家看一下輸入函數的具體步驟。
① 半形模式下輸入等號（=）。
② 在輸入需要的函數的過程中會出現候補名單。
③ 用遊標鍵從候補功能表中選擇要使用的函數名，用TAB鍵確定（此操作可補充輸入函數名稱，也會顯示前括弧）。
④ 括弧中輸入參數。
⑤ 最後輸入右括弧，按Enter鍵或TAB鍵確定。
按下Enter鍵後，作用儲存格自動向下移動一個；按下TAB鍵後，作用儲存格自動向右移動一個，輸入後續的內容十分方便。
如何快速選擇儲存格範圍
在平時的教課過程中，當我提出“選中某一範圍的儲存格”這一要求，會有一大部分人無法順利做到。選擇儲存格範圍是與在儲存格中輸入內容同等重要的操作，我們需要理解和掌握操作的種類與區別。
選擇單個儲存格
只需將遊標移動到目標儲存格並點擊，或者可以利用鍵盤上的方向鍵選擇儲存格。
選擇多個儲存格的範圍
點擊該範圍的起始儲存格，用滑鼠拖曳至終止儲存格。這就是“拖拽”操作。
另外，也可以同時按下Shift鍵與方向鍵，然後按下方向鍵，擴大儲存格的選擇範圍。
選擇資料連續輸入的儲存格範圍
為了選擇連續輸入資料的儲存格範圍，可以同時按下Shift+Ctrl+方向鍵，這樣就能恰好選中目標儲存格的範圍。
熟練使用“引用”，快速計算
活用儲存格中的原始資料
快速輸入資料十分重要，但如果能利用儲存格裡原始資料，就可不用逐個輸入。為此，我們可以使用“引用”功能。
比如說，在儲存格A1中輸入價格，儲存格B1中要計算出此價格加上消費稅的總和。需要在B1中輸入以下公式（假設消費稅為8%）。
=A1*1.08
B1中的這個公式，是取A1中的數值進行計算。也就是說，B1是在“引用”A1的值。
“引用儲存格”，可以理解為某個儲存格對其他儲存格做以下的操作：
“向此儲存格看齊”
“提取此儲存格的數值”
“使用此儲存格的數值”
想要確認輸入的公式引用了哪個儲存格，則可以選擇此格式所在的儲存格，按下F2鍵。引用的儲存格會被有色框線圈起，易於辨認。
專欄 “從屬儲存格”和“引用儲存格”
在B1中輸入“=A1”，意思為“B1引用A1的值”。換句話說，A1是B1引用的目標，因此A1是B1的“從屬儲存格”。偶爾也會看到反過來的說法，“B1是A1的引用儲存格”。
其實這種說法並不嚴密。正確點來講，A1是B1的“引用儲存格”，B1是A1的“從屬儲存格”。
關於這一點，看到Excel介面的“追蹤引用儲存格”功能就明白了。圖示上的箭頭指向“對現在擇取的儲存格數值產生影響的儲存格”。舉例說明，選擇B1後，在“公式”選項卡中點擊“追蹤引用儲存格”，會出現圖中的箭頭。
點擊【追蹤引用儲存格】後的畫面
圖示藍色箭頭表示“B1的引用儲存格為A1”。
反過來，如選擇A1後點擊“追蹤從屬儲存格”，會出現下圖中的箭頭。
點擊【追蹤從屬儲存格】
由於這兩個用詞比較容易引起誤解，特在此稍作解釋。
必須掌握的運運算元
引用儲存格中的數值可用於運算，或連接文本。其使用的符號，叫作“運運算元號”。接下來我將逐個解說。
四則運算
加法符號“+”、減法符號“–”、乘法符號“*”（星號）、除法符號“/”（斜線）。
例如，想要將A1中的數值與B1中的數值做乘法。在目標儲存格中輸入以下內容並按回車鍵確定。
=A1*B1
文本運運算元
合併計算儲存格數值時使用，以“&”連接，即為文本運運算元。
例如，想合併A1的數值與B1的數值時，可以這樣輸入：
=A1&B1
輸有此公式的儲存格最後顯示的結果，就是A1與B1的合併數值。
比較運運算元
在Excel中，通過使用功能與函數，依照儲存格數值，可做拆分或變化處理。
例如，以“考試分數80分以上為A，79分以下為B”作為條件，根據考試分數（條件）在儲存格中輸入不同的結果（判定）。這種“在特定情況下”來設定條件時，使用的就是“比較運運算元”，基本上等同於學校裡學過的“等號”和“不等號”。
● >→左大於右
● <→右大於左
● >=→左大於或等於右
● <=→右大於或等於左
● =→右和左相等
● <>→左右不相等
例如，利用第3章中會講到的IF函數，以“如果A1中的數值大於100則為A，否則為B”為條件做計算的話，可在目標儲存格內輸入以下公式。
=IF(A1>100,"A","B")
此處出現“A1>100”（意為A1的值比100大）這樣的條件設置，就是“邏輯運算”。
複製帶公式儲存格時的陷阱
有時候，我們需要將公式複製到其他儲存格中。這時，如事先沒有掌握相關知識，就會浪費一些不必要的時間。例如，下圖是不同地區的分公司的銷售額一覽表，其中，處理“結構比率”一欄時，請輸入正確的公式。
各分公司的“結構比率”，是將各個分公司銷售額除以全公司的銷售額計算得出的。因此，首先請在C2中輸入“=B2/B11”。
在儲存格C2輸入=B2/B11
※選擇儲存格C2→輸入等號（=）→點擊儲存格B2→輸入斜線（/）→點擊儲存格B11
詳細的內容我會在第七章介紹，這裡只稍微提一下。在“設置單元格格式”中，可以預先將C列的表示形式設為百分比，那麼就可以知道北海道分公司在整個公司的銷售額中所占的比例。
接下來，同樣在C3～C11中輸入計算占比的公式，就可以得出所有分公司的銷售額在整體中所占的比例。當然，如果你在儲存格中逐個輸入相同的公式，做完的時候太陽都下山了。
而且如果你這麼做……還會出現這樣的亂碼：
表格中顯示“#DIV、0!”
儲存格中出現“#DIV/0!”，似乎計算進行得並不順利。
那麼到底出了什麼問題？我們選中儲存格C3，按下F2鍵。
【F2鍵的功能】
● 使作用儲存格處於可編輯狀態。
● 選中的作用儲存格內容引用自其他儲存格時，用有色框線顯示被引用的儲存格。
於是，所選儲存格的引用儲存格如下圖。
選中儲存格C3，按下F2鍵
除數引用了正確的儲存格（B3），被除數本應引用B11中的數值，但卻引用了儲存格B12的數值。就是說，指定被除數時出現了偏差。
為什麼會發生這種情況？
原來，將最初輸入的公式向下複製的同時，所引用的儲存格也一同被“拖拽”向下移動。
一開始在C2中輸入“=B2/B11”，其實是引用了B2和B11數值。這是因為從儲存格C2的位置關係來看，系統將B2和B11這兩個儲存格分別當作為“用於計算的分子與分母的儲存格”。從含有公式的儲存格C2來看，與儲存格B2和B11的位置關係如下：
● B2→自己所在處向左1格的儲存格
● B11→自己所在處向左1格、向下9格所到達的儲存格
而且，這種位置關係在被複製的儲存格裡也是同樣。直接拖動複製，向下1格的C3如先前畫面所示，會自動變為“=B3/B12”。
作為除數的B3，在含有公式的儲存格C3看來，就是“向左1格的儲存格”，選中時會保持這種識別也沒有問題。但是，關於被除數的話，在C3看來引用的是“向左1格、向下9格的儲存格”，也就是B12。而B12是一個空白儲存格，那麼這個算式就是B3數值除以一個空白儲存格數值……換句話說，被除數其實是0。
數學中最基本的常識就是被除數不能為0。因此，儲存格C3最終表示的結果就會是“#DIV/0!”這樣的亂碼。
像這樣，在複製包含公式的儲存格作為引用時，結果有所偏差的狀態叫作“相對參照”。
利用“F4”與“$”高效運用“絕對引用”
那麼，應該怎麼操作才能在向下拖拽複製公式的時候保持被除數固定不變呢？答案就是“絕對引用”。請試著用以下方式輸入公式。
① 在儲存格C2輸入公式=B2/B11。
② 點擊儲存格B11，按F4。可以看到，以B11為引用儲存格後，出現了符號$。
③ 從儲存格B2開始拖拽至第11行，這次並沒有出現錯誤，能夠正常計算。
如果不知道這個方法，就需要手動輸入每一個被除數，這樣就會浪費很多時間。
順帶一提，指定引用儲存格後，多次按下F4鍵，$符號的所在位置也會發生變化。
● $A$1→固定列和行
● A$1→固定行
● $A1→固定列
● A1→不固定位置
即使知道“$符號為絕對引用”，還是有很多人不清楚按 F4可以輸入$這一操作方法。請大家一定要善用F4鍵。
如需縱向、橫向複製含有公式的儲存格時，一般會有兩種需求：只固定行、只固定列。這時，可用上述方法切換。
無需記住錯誤值的種類與意義
除了前文中提到的“#DIV/0!”，還有“#NAME?”、“#N/A”等在儲存格裡輸入函數後出現的各種難以理解的內容。這些是“錯誤值”，表示你當前輸入的函數中出現了問題或偏差。
錯誤值的種類有許多，但是不需要特意記住它們所表示的含義，只要會判斷以下內容就足夠了。
● #N/A→（VLOOKUP函數的）檢索值不存在
● #DIV/0!→以0位被除數
● #REF!→引用儲存格已被刪除
在錯誤值的處理問題上，最重要的是掌握設定不顯示錯誤值的方法（請參照 P120）。
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