申明: 本站飛宇網 https://feiyetopro.blogspot.com/。自網路收集整理之書籍、文章、影音僅供預覽交流學習研究，其[書籍、文章、影音]情節內容， 評論屬其個人行為， 與本網站無關。版權歸原作者和出版社所有，請在下載 24 小時內刪除，不得用作商業用途；如果您喜歡其作品，請支持訂閱購買[正版]。謝謝！
第7章 製作表格的秘訣如何提高整理日常資料的效率
“用Excel工作”的本意是什麼
極端地說，在工作中使用Excel具體要做的事情就是“製作表格”。無論是會議資料，還是訂單、財務資料，最終都要以“表格”的形式展現。因此要點在於，思考“應該製作怎樣的表格”。
“用Excel製作表格”這項工作，大體可分為2種類型。
第一種，將資料登錄新建的工作表。例如，輸入名片的資訊或日銷售額數據。這種操作叫作製作“資料庫”。
第二種，以Excel工作表中已經存在的資料，即以“資料庫”為材料，製作出分析表或訂單等“商務文本”或“資料”。
無論哪一種類型，我們需要先確定表格的格式。然後再思考為了快速輸入需要的資料應該採取的操作順序。
接下來，我們來看一下需要注意的地方。
在儲存格中輸入資料，製作表格（製作資料庫）
例如，在Excel中輸入名片資訊，或者銷售額和交易資訊等操作就是這種形式。
這時，工作表的形式必須是“資料庫形式”（也被稱作“清單形式”）。例如，含有名片資訊的資料庫就是下表的形式。
輸有名片資訊的資料庫
在第1行中輸入專案名稱，第2行之後逐行輸入資料。
第1行設定的項目要儘量細緻
第1行設定的專案要盡可能的詳細，這樣在進行後續工作時才會更加方便。例如，在位址欄中分開輸入都道府縣和下級行政區，那麼之後在計算在各都道府縣的客戶的分佈狀況等工作就會變得簡單。因為，我們可以使用&或CONCATENATE函數將不同儲存格的資料連接到一起，但拆分儲存格中的內容會花費大量的時間。有時甚至無法使用函數拆分儲存格內容，只能手動完成。
每列資料中設定輸入有效性
接著，為了能夠提高將資訊輸入資料庫表格的效率，最重要的就是預先在每列資料（每列內容叫作“Field”）中按照各個專案，設定“輸入規則”（之後會具體解釋）。
另外，像下面這樣靈活運用各種不同類型的函數，就能提高工作效率。
● 在年齡欄中輸入DATEDIF函數後，只要輸入出生日期，就會自動顯示年齡
這樣的表格被廣泛應用於客戶、銷售額的管理中，而在日常工作中也經常利用這種表格製作各種資料分析的資料。
利用已經含有資料的表格，製作新的資料
另一方面，如果是以下載的資料或累積的資料為材料進行加工、整理，並根據要求製作資料，就不只是輸入函數這麼簡單了，我們必須要思考“利用何種材料，製作出何種資料”。
用Excel製作資料分析資料的基礎為以下3點。
① 從資料庫形式的表格，轉換成由縱軸和橫軸組成的倒L字形矩陣表
② 再次設定專案
“將按日計算的數字改為按月計算”
“將按都道府縣計算的數字改為按地域計算”
像這樣，大多數情況下會根據不同目的，將細分單位的專案轉換為較大單位的專案。準備多重變換模式後，可以通過VLOOKUP函數處理。
還可以添加與前年的對比、預測&實際對比、結構比率等各種分析現狀時需要的專案。至於應該添加怎樣的項目，我會在第8章中詳細說明。
③ 需要定期製作、更新的資料，應預先在表格內輸入函數
需要定期製作、更新的資料，不僅要花費大量時間進行複製粘貼，還容易發生粘貼錯誤資料等失誤。這時，我們需要事先在表格中設計這樣的結構：預先確定表格的格式，然後在表格中輸入函數，使其能夠自動統計資料並填充表格。如此一來，我們只要把材料資料粘貼到固定位置就能立刻完成表格更新。具體來說，這需要用到SUMIF函數和COUNTIF函數。
關於具體的操作步驟我會在第8章中詳細解說，請大家先記住一個原則：關於使用樞紐分析表或自動填充功能來製作表格這項操作，還有很大餘地能夠對其進行改善。多數情況下，改為用函數來處理，就能夠大幅度提高操作效率，節省工作時間。
接下來，我將以上述注意事項為基礎，給大家介紹一些能夠提高製作表格效率的功能與技巧。
利用“條件格式”製作簡單易懂的表格
如何將比去年下降100%的儲存格標紅
一般企業在判斷銷售額等業績時，最常用的指標是“與去年相比”。
今年的銷售額比起去年提高了多少百分比？或者下降了多少？
如果有所下降，那原因又是什麼？
那麼應該如何驗證，鎖定特定原因，然後再討論解決對策呢？
可以通過“給與去年相比增長率小於100%的儲存格填充顏色”這樣的處理方式，強調與去年的對比。但如果手動給目標儲存格填充顏色的話，操作起來會非常麻煩。
能夠自動完成這樣的操作就是“樣式”功能。它可以根據儲存格內的數值自動調整儲存格的格式。
例如，在計算對比去年的資料的儲存格E3～E11，如果儲存格內的數值小於100%，則將此儲存格填充為紅色。
① 選擇儲存格範圍E3：E11
② 【開始】功能表列→【條件格式】→點擊【新建規則】
③ 選擇【使用公式確定要設置格式的儲存格】
④ 在【為符合此公式的值設置格式】欄中輸入下列公式
=E3<100%
這時，【為符合此公式的值設置格式】中點擊1次，工作表中預先選擇的範圍裡點擊只有1處為白色的儲存格E3。
接著，就會出現“=$E$3”的絕對引用形式，按3次F4鍵，去掉$。
之後，輸入後續的公式。
⑤ 為了設定邏輯式為真時應該顯示怎樣的格式，可以點擊【格式】打開【設置單元格格式】，在【填充】欄中選擇紅色，點擊確定。
⑥ 返回這個畫面，再次點擊確定
⑦ 在選擇範圍內，僅指定更改數值低於100%的儲存格的格式
我們不應該花費大量時間去做Excel能夠自動完成的操作。即便事先不知道Excel的基礎功能，也要嘗試尋找“有沒有更簡單的方法”。
每隔一行標不同顏色，做成簡單易懂的表格
作為使用條件格式的應用實例，我們可以製作出下表這樣每隔一行填充顏色的條紋式表格，讓資料看起來更清晰。
每隔一行填充顏色的表格
當然，這種操作也絕對不能“逐個手動填充”，務必牢記要將複雜的操作變得輕鬆、簡單。
在這個例子中想法最重要。如何利用條件格式設置“每隔一行填充顏色”呢？
答案是“僅對奇數行或偶數行填充顏色”，這樣就能每隔一行填充顏色了。
例如，要給奇數行填充顏色，那麼針對表格內的儲存格，設定“若此儲存格為奇數行則填充顏色”。儲存格的行數可用ROW函數取得。若用ROW函數得到的行數是否為奇數，可以用“該數字除以2餘1則為奇數”這個邏輯進行判定。讓我們看一下具體的操作步驟。
① 選擇想要設置的範圍
② 【開始】功能表列→【條件格式】→點擊【新建規則】
③ 選擇【使用公式確定要設置格式的儲存格】
④ 欄目中輸入以下公式
=MOD(ROW(),2)=1
⑤ 【格式】→在【填充】中選擇喜歡的顏色點擊確定→回到【新建規則】點擊確定
這樣就可以做到給每隔一行填充顏色。
每隔一行就填充上了顏色
此處出現的MOD函數，能夠得出第二參數指定的數值除以第一參數指定的數字後得到的餘數。下列邏輯式，針對在指定的儲存格範圍中的各個儲存格設定了“ROW函數取得的數位被2除餘1”的條件。
=MOD(ROW(),2)=1
這樣就能夠設定給在選中的範圍內符合這一公式的儲存格填充顏色。
儲存格內換行和添加框線
儲存格內的換行，以及換行後的資料
製作表格時，特別是當專案名稱無法完全顯示在一行儲存格中，就需要換行輸入。想要在Excel的儲存格中換行，可以在需要換行的位置按下面的快速鍵。
Alt+Enter
切記不要按空格換行。
但是，我們要注意，換行後的儲存格的值，會與換行前的儲存格的值有所不同。比如下面這個例子，儲存格A2與儲存格B2分別輸入“大大改善”。儲存格B2在“大大”之後按下Alt+Enter進行了換行處理。在儲存格C2中輸入EXACT函數來檢查兩個儲存格內的數值是否相同。結果是返回FALSE。也就是說，這兩個儲存格內的數值並不相同。
內容都是“大大改善”，換行後卻變成了不同的數值
因此，在處理用於VLOOKUP函數的檢索值、檢索範圍等數值的換行時有必要注意這一點。如果有對某一個數值進行過換行處理，那麼在計算時就有可能無法得到預期的結果。這是因為這個快速鍵具有“強制換行”的意思。
消除儲存格內換行的2個方法
消除儲存格內換行的方法有2個。
第1種，使用CLEAN函數。例如，在含有以下公式的儲存格中，會返回消除儲存格A1的換行後的數值。
=CLEAN(A1)
另一種方法就是使用替換功能。例如，想要一次性消除A列中所有儲存格的換行，可進行如下操作。
① 選擇A列，按Ctrl+H啟動替換功能
② 點擊【替換】菜單後，按下快速鍵Ctrl+J（功能表中沒有顯示內容，不要介意，繼續操作）
③ 點擊【全部替換】→點擊【關閉】
框線全部統一為同一種類
在製作Excel表格時一定會用到框線。除常見的實線外，Excel中還有虛線、粗線等框線。但考慮到操作效率，建議不要在表格中使用過多種類的框線，最好全部統一成實線。
像下面的例子，項目儲存格框線用實線，而下麵幾行則用虛線，這樣就會讓表格看上去更清楚了，呈現突出重點的效果。
項目用實線，接下來用虛線的表格
雖然這個表格看起來用心設計了排版，實際上卻並不會對工作結果帶來任何好處。
另外，例如在儲存格D2中輸入“數量×單價”的計算公式“=B2*C2”後，一直拖拽複製到D列最下方的儲存格，那麼儲存格的格式也會被一併複製過去，好不容易設置的虛線框線就會都變成實線了。
原本虛線的框線都變成實線了
針對這種狀況，有個方法可以在不複製格式的狀態下複製公式。（選擇格式粘貼功能，按下Ctrl+Enter，在多個儲存格中輸入內容；右擊的拖拽複製）。但是，使用這些功能將原本的框線設置為虛線，這多出來的2個步驟，並不會給提高工作效率帶來實際的幫助。這樣看，將表格中的框線都統一為實線的話，可以大幅提高工作效率。
表格的格式與工作成果並不存在因果關係。即便表格看上去很整齊，沒有實際內容的話也是毫無意義。修飾表格可以放到後期的工作中，一定要先弄清工作中的優先順序。
活用“資料有效性”，避免無用功和錯誤
使用“資料有效性”的2個好處
想要提高工作效率和生產率有一點很重要，那就是建立零失誤的結構。如果出現錯誤，就需要花費不必要的時間與精力去恢復資料，這樣就會使工作的生產率下降。所以說，努力降低失誤的發生概率，與提高生產率有直接聯繫。
Excel中有一個重要功能——資料有效性。使用這個功能，有2個好處：
● 更高效地輸入資料
● 避免輸入錯誤
例如，需要從幾個選項中多次輸入相同資料時，在需要輸入的儲存格範圍內將有效性條件設定為允許“序列”輸入，這樣就能從下拉式功能表中選擇想輸入的資料。
使用“序列”輸入有一個好處，就是能夠確保每次都用相同字串輸入相同的資料。例如，要輸入相同公司名稱的時候，有的地方是“××股份有限公司”，有的是“××（股份公司）”，這些資料雖然都代表同一家公司，但也會出現不同的字串（這種情況叫作“標示不統一”）。在這種情況下，在統計和處理資料時，Excel無法將這兩種公司名稱資料自動識別為同一家，因此會出現各種各樣的錯誤。
另外，限制儲存格中的數值，也能防止輸入錯誤。
如何限制儲存格的數值
在第5章中曾介紹過，輸入日期時要用西曆的形式輸入，但這也是非常麻煩的工作。而且，在表格中輸入資料的人可能並不是十分清楚輸入日期的方法。
因此，在製作需要輸入日期的表格時，應該把年、月、日的資料分別輸入3個不同儲存格中，以這3個儲存格的數值為參數，用DATE函數填充日期資料。這樣就可以避免每次都輸入斜線，提高了輸入效率。
將年、月、日分別輸入3個不同的儲存格中，以這3個儲存格的數值為參數，用DATE函數填充日期資料
運用這種方法的話，在輸入資料時就不會出現錯誤。前文中也曾提到，有時會使用已經製作好的表格，而有些人不清楚要按照西曆的格式輸入日期。這個方法讓其他填寫表格的人也能夠正確輸入日期資料，從而順利推進工作。
如上表，在儲存格A1中輸入“年份”，儲存格A2輸入“月份”，儲存格A3輸入“日期”。儲存格A6的DATE函數以儲存格A1、A2、A3的數值為參數生成日期資料。儲存格B6的TEXT函數引用儲存格A6的資料生成的星期資料。
這時，如果想要在輸入月份的儲存格中不出現1～12以外的數位，可以按照以下步驟操作。
① 選中只允許輸入1～12的數值的儲存格，即儲存格A2，點擊【數據】功能表列→點擊【數據有效性】。
② 從【允許】中選擇【整數】。
③ 【最小值】輸入1，【最大值】輸入12，並按【確定】。
這樣在儲存格A2裡，即便想要輸入1～12之外的數值，系統也會立刻彈出下圖中的提示，無法輸入。
如果想輸入1～12之外的數值，會出現警告提示
這樣就能防止輸入錯誤。
如何修改錯誤提示框
彈出警告提示的內容也可以修改。例如，彈出“請輸入1～12的數位”這樣的警告提示，對輸入錯誤資訊的人來說更容易理解。這樣的考量對於順利推進工作尤其重要。具體做法如下。
① 選擇前文中設置有效性的儲存格A2，【數據】表欄→點擊【數據有效性】。
② 選擇【出錯警告】。
③ 在【標】與【錯誤資訊】中輸入出錯警告的內容，點擊確定。
設置後，再次輸入1～12之外的數值，就會顯示這樣的提示資訊。
顯示預先設定好的文字資訊
如何將輸入模式更換為半形英數
在前文中的例子，輸入儲存格A2的數值都是半形英數格式的。選擇這一儲存格時，輸入模式預設為全形，輸入的英文和數位元也全部顯示為全形狀態，若要更改輸入狀態，就必須按Shift鍵。這樣稍微有些麻煩。如果可以在選中儲存格A2後，自動將輸入模式切換為半形就方便多了。
另外，比如A列為姓名，B列為電子郵箱位址，在製作這樣的表格時，通常以全形形式在A列中輸入姓名，然後切換成半形英數在B列中輸入郵箱位址。這時，如果可以設置成在選中B列儲存格後，自動切換為半形英數格式的話，就無需手動切換了，操作起來也會更加便捷。
具體操作順序如下。
① 選擇想要設定半形英數模式的儲存格（整個B列）。
② 【資料有效性】→點擊【輸入法模式】選項卡。
③ 從【輸入法模式】欄下拉式功能表中選擇【打開】，點擊【確定】。
設置完畢後，只要選擇了B列儲存格，輸入狀態就會自動切換為半形英數模式。
即使在【輸入法模式】欄中選擇【關閉（英文模式）】，輸入狀態也會自動變為半形英數模式。但是這種情況下，在鍵盤上點擊操作【半形/全形】鍵等，也可以將輸入模式變為中文輸入格式等。另一方面，如果這一操作無效時，只要不改變這一設定，就無法通過鍵盤改變輸入狀態。可能是為了增強“絕對不可以有半形英數之外的輸入狀態”這一限制，這一點我們要靈活運用。
用序列輸入快速改變引用範圍
“資料有效性”的功能中最重要的就是序列輸入。所謂序列輸入，也就是可以製作下拉式功能表一樣的功能。在避免輸入錯誤、限定輸入數值方面發揮著很大的作用。
這裡有一些希望大家能夠事先掌握的序列輸入技巧。
在性別欄中自動輸入性別的方法
在輸入性別等選項較少的資訊時，我們可以按照以下方式，直接輸入選項的字串。
① 選中想要設置序列輸入的儲存格。
② 【資料】選項卡→【資料有效性】→【設置】選項卡→【允許】中選擇【序列】。
③ 【來源】欄中輸入“男,女”→點擊確定。
這樣一來，在儲存格A2中就可以從“男”和“女”的序列中選擇輸入資料了。
儲存格A2，選擇輸入“男”或“女”
在【來源】欄中以逗號分隔輸入內容的順序，即是序列輸入選項的出現順序。並且大家要注意分隔符號號為半形逗號（,）。
在工作表中預先製作選項一覽
如下圖所示，想要將C列中的負責人設置為選項，在儲存格A2中以序列模式輸入，應該如何設置呢？
把C列中的負責人為選項，在儲存格A2中設置序列輸入
選項數量不會有所增減（也就是說，後期不會進行資料更新），想在同一個工作表中設置參照系時，可以按照下面的步驟快速設置。
① 選中儲存格A2，【資料】選項卡→點擊【數據有效性】。
② 【設置】選項卡→【允許】中選擇【序列】。
③ 【來源】欄中點擊一下，滑鼠選中儲存格C2～C4，點擊【確定】。
這樣就儲存格A2中設置了範圍以C2：C4為來源的序列輸入模式。
儲存格A2，設置了儲存格範圍以C2：C4為來源的序列輸入模式
像這樣，預先將儲存格設置為序列輸入模式，之後只要從選項中選擇即可，不僅輸入操作會更加輕鬆，也能避免輸入錯誤資訊。
比起將序列輸入的來源範圍放在同一張工作表中，另外準備一個工作表作為“選項表”用來整合資料這種做法更加方便。
為儲存格或多個儲存格範圍定義名稱
另外，在【來源】欄中指定含有作為選項的資料的儲存格範圍時，除用滑鼠直接選中範圍外，還可以命名儲存格範圍後再指定。因為Excel2003以前的版本，如果要將其他工作表的儲存格作為“來源”使用，無法直接用滑鼠操作選擇範圍來設置（Excel2007之後的版本中可以）。
Excel可以給任意儲存格或儲存格範圍命名。這種功能叫作“定義名稱”。
比如說，將儲存格範圍C2：C4命名為“負責人選項表”吧。
① 選擇儲存格C1，【公式】選項卡→點擊【定義名稱】。
② 彈出“新建名稱”的畫面。
③ 在【名稱】一欄中輸入想命名的名稱。
運行這一功能後，能將選中的儲存格的數值自動加入“名稱”一欄中。如果想使用的數值已經存在於工作表的儲存格中，那麼直接選中該儲存格即可。
④ 如想要消除【引用位置】欄中原來的所有內容，可以用滑鼠選擇C2:C4範圍，點擊【確定】。
⑤ 於是C2：C4範圍被命名為“負責人選項表”。
在確認、編輯定義後的名稱及其引用範圍時，可以使用“名稱管理器”。在【公式】選項卡中點擊【名稱管理器】後，就會看到以下畫面，立刻就會知道名稱和其對應的範圍。
【名稱管理器】畫面
使用名稱，設定序列輸入
接下來，試著使用這個名稱進行序列輸入吧。為此，我們要在序列輸入設置的【來源】欄中使用【粘貼名稱】的功能。具體的操作步驟如下。
① 選擇儲存格A2，【資料】選項卡→點擊【數據有效性】。
② 【設置】選項卡→在【允許】中選擇【序列】。
③ 點擊【來源】輸入欄，按F3鍵彈出【粘貼名稱】。
④ 選擇【負責人選項表】後點擊【確定】。
⑤ 【來源】欄中輸入有【=負責人選項表】，點擊【確定】後結束操作。
這樣做就可以在儲存格範圍內使用定義的名稱設置序列輸入了。
在序列輸入時經常會增減選項
像C列中的“負責人選項表”這一專案的選項，在實際工作中調整這個選項的數量的情況其實非常普遍。如輸入商品名稱等操作，輸入選項會因為商品的改動或下架有所調整。遇到這樣的情況，如果“負責人選項表”所指定的範圍是C2：C4這種固定範圍的話，如果之後要在儲存格C5中追加新的負責人名字，那麼就無法出現在儲存格A2的序列輸入選項列中。
輸入新的負責人，無法顯示在序列中
如此一來，想要把C5也放入指定範圍中，我們需要再次設置【來源】指定的範圍。如果不需要經常增減選項的話，這樣的操作也不會花太多時間，但若是需要頻繁修改【來源】的範圍，那麼就麻煩了。如果序列輸入可以自動對應【來源】內容做出調整，即使需要頻繁修改也不會覺得麻煩。
為此，請在“負責人選項表”名稱的引用位置裡輸入如下公式：
=OFFSET(負責人!$C$1,1,0,COUNTA(負責人!$C:$C)-1,1)
引用位置中輸入=OFFSET(負責人!$C$1,1,0,COUNTA(負責人!$C:$C)-1,1)
這裡使用的是OFFSET函數。這個函數非常重要，請務必掌握。這一函數的要點有兩個：
● 確定作為基準的儲存格，將其理解為引用的儲存格從這一位置“偏離”
● 以基準儲存格偏離後為起點來指定儲存格的範圍
OFFSET函數的公式：
【公式】
=OFFSET(基準儲存格,偏離行數,偏離列數)
OFFSET函數的語法為：“第一參數指定的儲存格（基準儲存格）開始，第二參數指定向上或向下偏移幾行，第三參數指定從第二參數偏離後的位置向右或向左偏移幾行”。第二參數為正數則向下移動，為負數則向上移動。第三參數為正數則向右移動，為負數則是向左移動。
下面來看一下使用案例吧。下圖中的工作表是A1：D3為範圍以性別和課程來分類的費用表。
A1：D3為範圍以性別和課程來分類的費用表
男性為1、女性為2，並用括弧括起來。每項各自以儲存格A1為基準，男性的費用在儲存格A1的下一行，女性的費用在儲存格A1的下兩行。
關於課程，初級為1、中級為2、高級為3。也是以儲存格A1為基準，初級在A1向右一列，中級在A1向右第二列，高級在A1向右第三列。
這時，在儲存格B5輸入代表性別的數值，在儲存格B6輸入代表課程的數值，儲存格B7中就會顯示相應的費用金額。想要建立這種結構，需要在儲存格B7輸入以下函數公式：
=OFFSET(A1,B5,B6)
在儲存格B7中輸入=OFFSET(A1,B5,B6)
這個公式可以匯出以儲存格A1為基準，A1～B5指定的數字向下、B6指定的數字向右偏移的儲存格的值。
如圖所示，第二參數儲存格B5為1，第三參數指定的儲存格B6為2。如此一來，A1向下偏移一格、再向右偏移兩格……即指向C2的值。這利用的是OFFSET函數的基礎邏輯：第一參數指定的儲存格為基準，第二參數指定的數字向下，再從這一位置以第三參數指定的數字向右移動所指向的儲存格。
第二參數指定的數字若為負數，則第一參數為基準向上移動，第三參數指定的數字若為負數，則第一參數為基準向左移動。
順帶一提，運用這一函數也可以解決“在VLOOKUP函數中，是否能獲取位於檢索列左側的數值嗎”這一問題（參考P116）。
如何指定範圍
另外，通過OFFSET函數，還能以從基準儲存格按第二參數數值向下、第三參數數值向右偏移的位置為起點，再次指定範圍。但是此時需再追加2個參數。
=OFFSET(基準儲存格,偏移行數,偏移列數,高度,寬度)
在下表中，B列為每天的銷售額。在儲存格D1中輸入想要知道從1號開始到第N天的累計銷售額的天數，儲存格G1就會自動顯示銷售額數據。
此表中，D1的數值為2，銷售額G1中則顯示1日～2日兩天的累計銷售額。
在儲存格G1中，需要輸入以下函數公式：
=SUM(OFFSET(B1,1,0,D1,1))
一般要計算數值的和，都會用到SUM函數，SUM函數可計算出括弧內指定的儲存格範圍內的和。SUM函數括弧內的OFFSET函數就在指定的儲存格範圍。
首先，我們只看OFFSET函數部分，確認它所指定的範圍。這是以儲存格B1為基準，向下移動1格、向右移動0格，也就是不向右移動。於是，偏移的目標儲存格為B2。
再以B2為起點，指向第四參數指定的行數（此表中儲存格D1的值為2，即2行）和第五參數指定的1列的範圍（具體為B2：B3）。
這裡需要掌握的重要資訊為：OFFSET函數的第四參數指定的範圍的行數若發生變化，OFFSET函數指定的範圍也會有所變化。
OFFSET函數所指定的範圍，可利用“根據儲存格D1的值，縱向擴展”這一點靈活應對。
● D1值為3→B2：B4
● D1值為5→B2：B6
應用這個方法，即便是序列輸入模式，可以應對【來源】範圍中資料有所增加的情況，選項也會自動增加。
那麼接下來，我們再來看一下剛剛以“負責人選項表”為引用範圍輸入的公式。
=OFFSET(負責人!$C$1,1,0,COUNTA(負責人!$C:$C)-1,1)
我們來分析一下這個公式。首先，以“負責人”工作表中儲存格C1為基準，向下移動1格、向右移動0格的目標儲存格，即儲存格C2為起點的範圍。
想要指定這個範圍的行數，需要使用COUNTA函數。通過COUNTA函數，將整個C列的含資料的儲存格的行數減去1。由於C列中含資料的儲存格中含有第一行“負責人選項表”這一專案，因此需要減去這一行。
然後，用第五參數指定範圍的寬度為1。
第四參數的COUNTA函數一般所取的是整個C列中含資料的行數減1後得到的數字，所以當C列中追加負責人後，“負責人選項表”的範圍也應自動進行相應的擴大。
如此一來，儲存格指定範圍的“負責人選項表”下的數值，與儲存格A2的功能表中的下拉選項的數值必須要一致。
“負責人選項表”與儲存格A2的功能表中的下拉選項的數值一致
掌握正確操作排序、自動篩選、樞紐分析表的條件
“我不會排序。”
“即使點了自動篩選，下方資料也不在篩選範圍。”
你是否也遇到上述的煩惱呢？用Excel製作表格時，“排序”、“自動篩選”都是我們必須要掌握的功能。實際上，要想讓這些功能正常運行是有一定前提條件的。
建立資料庫的4個條件
排序、自動篩選、樞紐分析表等都屬於Excel的“資料分析功能”。要讓這些“資料分析功能”正常運作，需要在表格中創建“資料庫”。資料庫形式的表格，必須滿足以下4個條件。
● 第一行為標題行
● 第二行之後，每行連續輸入一個資料
● 周邊不臨接含有多餘資料的儲存格
（相對獨立的儲存格範圍）
● 中間沒有空白行
具體來說，就是下表的狀態。
資料庫範例
像這樣的格式，就是資料庫了，可以正常運作排序、自動篩選功能。讓我們來嘗試一下，在這個表格範圍內選擇其中一個，按住Ctrl+A，整個表格都會被選中。
按下Ctrl+A，選中整個含有資料的表格
也就是說，資料庫功能的目標範圍一直延伸到資料最下面一行。
為了方便大家理解，現在和中途有空白行的表格做比較。如下表，中間存在空白行，在空白行上方範圍內選中某個儲存格，按下Ctrl+A。
中間存在空白行，按下Ctrl+A後
空白行下面的部分並不被識別是同一資料庫範圍，也就是說無法執行排序、自動篩選等操作。如果在進行排序和自動篩選時發現有些資料並不在範圍內，就要認真確認表格中間是否存在空白行。
排序的簡單方法
在確認排序的必要條件後，讓我們以按照日期順序排序為例來看一下排序的具體操作步驟。有簡易的方法與詳細的方法，我首先介紹一下簡單方法。
① 選擇【日期】項目下的任意儲存格。
請在表格內選擇想作為排序基準的任意列下的儲存格。
② 【資料】選項卡→點擊【排序】標誌左側的【昇冪】。
排序的詳細方法
如果排序標準只有1個的話，可以使用簡單方法。但是如果標準有2個以上時，就要使用詳細方法了。操作順序如下：
① 任意點擊想要排序表格中的一個儲存格（表中的任意儲存格）。
② 【資料】選項卡→點擊【排序】。
③ 在【主要關鍵字】中選擇【日期】。
④ 在【次序】中選擇【昇冪】。
⑤ 選中【數據包含標題】。
⑥ 點擊【確定】。
當存在多個排序條件時，點擊【添加條件】，可以追加條件。
無法正常排序的常見原因
滿足資料庫形式的條件，即使按照上述順序操作，也無法正常排序。無法正常排序的原因和處理方法如下：
想要只對選中的儲存格內的內容進行排序，要做到這一點，請先檢查是否勾選了【資料包含標題】，如果有，這一範圍第一行不會作為排序對象，無法正常排序。
相反，若想以資料包含標題進行排序，而如果沒有勾選【資料包含標題】這個選項，則專案行會被視為排序依據，資料的順序就亂了。
如果用簡單的方法排序後覺得資料有問題，可按Ctrl+Z先恢復原狀，再用詳細的方法確認是否勾選了“資料包含標題”。
資料顯示的特殊方法—用戶自訂
輸入儲存格的資料，可以使用設定多種表現形式，是指【設置儲存格的格式】中的【自訂】。那麼，它到底能做到些什麼事情呢？
● 自動以千元單位顯示金額
● 輸入公司名稱後，自動添加“公啟”二字
● 在計算每小時的工資時，工作時間超過24小時的情況，時間數值以“25:00”的形式顯示（一般情況下，每24小時自動歸零，25:00會顯示為“1:00”）
首先，選擇想要設置的儲存格，按Ctrl+l打開【設置單元格格式】。一定要牢記這個快速打開單元格格式設置的方法（請勿按數位鍵盤上的“1”）。
Ctrl+l打開【設置單元格格式】
【數位】選項卡中的【分類】中選擇【自訂】，右側出現【類型】輸入欄。輸入的值，就可以進行不同的設定。接下來，我們逐個看一下。
如何以千為單位表示大額金額
在銷售額的資料中，金額多數是以千為單位表示的。也就是說，1,000,000將以“千分位元”的形式顯示。
下表中，儲存格A1雖然的是1,000，但在編輯欄中卻是1000000。實際輸入的是100萬，但因為儲存格是以千為單位，才會出現這樣的情況。
輸入1000000，以“千分位元”的形式顯示
想要進行這一設置，可以在【數位】的【分類】欄中輸入如下內容。
#,###,
“升半音逗號、3個升半音逗號”。
於是，在編輯欄中輸入1000000，儲存格內就會顯示為1,000。
當然，這種情況下，需要在表格外側標上“單元：千元”等注釋。但是請注意一點，不要認為用千元為單位表示50000的銷售額，就要在儲存格中輸入50。
另外，想以100萬日元為單位表示數值的話，【數字】→【自訂】的【類型】欄中輸入以下內容。
#,###,,
如何在有公司名的儲存格內自動添加“公啟”二字
在訂單中的收件人姓名欄等儲存格中，如果可以在收件人位址欄自動添加“公啟”的話，就不會忘記輸入了。這時，我們可以在【數字】→【自訂】的【類型】欄中輸入以下內容。
@ 公啟
@ 符號後面輸入的值，表示會在儲存格中的值後顯示的內容。
在這個例子中，@符號加上一個半形空格後輸入“公啟”二字。通過這個方法，比如“大大改善股份有限公司公啟”，公司名與公啟二字之間自動留有半形空格。
設置完畢後，在儲存格A1中輸入公司名稱，就會自動添加“公啟”。
公司名稱之後添加“公啟”
但是，這只是改變了顯示內容而已，實際在儲存格中輸入的內容依然是“大大改善股份有限公司”，一定要理解這一點。
在超過24小時的情況下，如何顯示“25:00”
用Excel計算時間的時候，有一些需要注意的內容。
首先最基本的一點就是以半形數字輸入“9:00”後，Excel中會自動認定該資料為時間資料。
比如要計算工作時間等時長，可以以終止時間減去開始時間來處理。
以終止時間減去開始時間，算出中間經過的時長
問題在於統計時長。
以下表中的儲存格D7的資料為計算儲存格D2～D6資料的SUM函數。合計數為9（小時）×5=45（小時）。但是，儲存格D7中卻為“21:00”。
結果本應是45小時，表格中卻顯示21:00
那麼，為什麼明明答案是45小時，表格中卻顯示為21小時呢？
這是因為在Excel中一般預設時間資料的範圍為0:00～23:59，只要總計時間超過24個小時，在第24個小時會自動回到0:00。當然這只是顯示問題，而實際計算結果還是45個小時。但是，表面上我們看到的仍然是計算錯誤的數值。
想要顯示實際的時長，在【數字】→【自訂】的【類型】欄中輸入以下數值。
[h]:mm
這樣一來，就能顯示實際時長了。
顯示實際時長
此外，還可以在【數位】→【自訂】的【類型】欄中輸入00，這樣數字1就變為01；輸入000，數位1則變為001。像這樣，也可以更改顯示格式。
如何運用“選擇性粘貼”
在Excel中“copy+paste”除有複製粘貼功能外，還能將許多處理變得更加簡單，那就是“選擇性粘貼”。
通常提到“copy+paste”，按Ctrl+C為複製，Ctrl+V為粘貼（如果你只會通過按一下滑鼠右鍵來複製粘貼，請務必儘快記住這兩組快速鍵）。但是，按一下滑鼠右鍵後選擇“選擇性粘貼”，會彈出下圖的窗口。當有“不複製格式”、“更換表格縱向和橫向的內容”等需求時，這個選項非常有説明。
下面，我將給大家介紹一些在實際工作中經常會用到的技巧。
【選擇性粘貼】的窗口
數值
含有許多函數的Excel檔，格式會變得很大。添加在郵件的附件中，有時可能會導致無法正常發送郵件。這時，可以將儲存格中的公式刪去，只保留運算結果，如此就能讓檔的格式變小。這種操作就是直接粘貼“數值”。
為了刪掉工作表中所有的公式，可以按照複製整個工作表→粘貼數值這樣的步驟操作。
① 點擊工作表的左上角，選中整個工作表。
② 將遊標移到儲存格A1並點擊滑鼠右鍵→點擊【選擇性粘貼】。
③ 選擇【數值】，點擊【確定】。
在複製儲存格時，通常會把格式（框線、儲存格、文字的顏色等）也一同複製到目前的儲存格中。但是，選擇粘貼數值的話，會只保留數值部分而不複製格式。
四則運算（加法、減法、乘法、除法）
如下表，“B列與C列的數字實際上變成了千分之一的顯示形式，想將這些資料轉換為當前數值的1000倍”。
如果事先掌握【選擇性粘貼】功能中【運算】選項的使用方法，這個工作就會變得很簡單。
① 其他空白儲存格裡輸入1000並複製。
② 選擇要顯示成1000倍的資料的儲存格範圍（B2：C11）→按一下滑鼠右鍵選擇【選擇性粘貼】。
③ 選擇【數值】和【乘】→點擊【確定】。
④ 粘貼範圍內的數值都乘以了1000。
像這樣，想要對已經存在於表格中的數值進行四則運算，可以按照上述方法處理。
更換行列
例如，想要“調整下表中的縱向和橫向的內容”時，應該怎麼辦？
Excel中配備了“縱向資料變為橫向”、“橫向資料變為縱向”的功能——轉置。
① 選擇表格範圍→按Ctrl+C複製。
② 選中粘貼目標儲存格並按一下滑鼠右鍵→點擊【選擇性粘貼】。
③ 勾選【轉置】，點擊【確定】。
這樣就能在任意位置製作出改變了表格縱向和橫向的新表。
更換了縱向和橫向的內容，獲得新的表格
另外，利用這個方法，可以瞬間完成“將縱向資料改為橫向”、“將橫向資料改為縱向”的工作。
例如，A列第1～10行中的資料為縱向排列，想要將它們變為橫向排列的時候，也可使用【轉置】功能。
① 選擇儲存格範圍A1:A10→按Ctrl+C複製。
② 選中儲存格B1並按一下滑鼠右鍵→點擊【選擇性粘貼】。
③ 勾選【轉置】，點擊【確定】。
④A列中的資料變為從B1開始向右橫向排列的形式。
⑤ 刪除A列去掉縱向資料後，呈現為完全是橫向上的資料。
此外，這個【轉置】功能，粘貼的目標儲存格是與複製的範圍的起點不能是同一儲存格。請注意這一點。
引用儲存格的數值有變化，而計算結果沒有改變
下表中，儲存格A3中含有統計A1與A2總和的SUM函數。因為是400+300，所以總和為700。
在儲存格A3中輸入公式=SUM(A1:A2)
現在，我們嘗試A2值改為400。按回車後，A3中的值本應該是400+400=800，但A3中卻還是顯示為700。
將儲存格A2中的數值改為400，儲存格A3中也不會顯示800
像這樣，在含有公式的儲存格中，如果它們引用的儲存格的值有所改變，這一變化也不會體現在公式中的現象偶有發生。這是因為Excel中存在“計算選項”這一設置。計算選項分為“自動”與“手動”兩種。一般情況下都是“自動”狀態，但如果是處於“手動”狀態，就會發生上述情況。也就是說，原因在於計算處於非“自動”狀態。
那麼，如何改為“手動”呢？按F9鍵可以進行“再次處理”，函數公式引用的儲存格的數值有了變化，就會反映在計算結果中。但是多數情況，我們不會見到這樣麻煩的設置。
所以問題在於，默認應該是“自動”的狀態，為什麼會突然變成“手動”呢？也許你也會很在意會發生這種情況的原因，但是比起追究為什麼會發生這樣的狀況，我們更應該知道如何“回到自動狀態”。
① 【公式】選項卡→點擊【計算選項】後，出現【自動】與【手動】的選項欄
② 如發現勾選了【手動】，請點擊【自動】。
快速處理複雜資料
按儲存格分割CSV（逗號分隔值）數據
像下面這種用逗號隔開的資料，如果不是用逗號隔開每個資料，Excel就無法正常處理。
用逗號隔開數據
這裡希望大家一定要知道的功能是“資料分列”。操作方法如下。
① 選中整個A列。
② 【資料】選項卡→點擊【分列】後彈出畫面（文本分列嚮導），按【下一步】。
③ 在【分隔符號號號】中勾選【逗號】，點擊【完成】。
這樣一來，每個逗號之間的資料會被導入不同的儲存格中了。
每個逗號之間的資料被導入相應的儲存格中
如何同時刪除多個儲存格中的文字
“想在表格內所有的空白儲存格中同時輸入相同的文字”
“想一口氣刪掉所有批註”
有一個辦法可以快速完成這些看起來很麻煩的操作，就是“同時選中指定格式的儲存格”。
Excel中有“定位”功能，使用這一功能，就能瞬間完成複雜的操作。
如下表，在負責人這一列中存在空白的儲存格。
在B列負責人這一列中存在空白的儲存格
這時候，我們需要完成“在空白儲存格中輸入與上一個儲存格相同的值”的操作。如果逐個去選中並複製粘貼，顯然十分麻煩。
這時，可以利用“同時選中指定格式的儲存格”，然後在被選中的多個儲存格內輸入相同值。具體的操作方法如下。
① 選中表內儲存格，按快速鍵Ctrl+G打開【定位】，接著點擊【定位條件】選項卡。
② 【選擇】中選擇【空值】，點擊【確定】。
③ 表格內所有的空白儲存格都被選中了。這時請注意，只有A6是白色（即作用儲存格）。
④ 在儲存格B6中輸入等號（=）→按向上方向鍵（↑）。於是，選中的儲存格中只有是作用儲存格的A6會出現可編輯的畫面，內容為“=B5”。
⑤ 按Ctrl+Enter打開“同時輸入多個儲存格”的介面，被選中的所有儲存格中會返回同樣的輸入結果。
另外，如果想同時刪除工作表中的批註，請按如下步驟處理。
① 在【選擇】欄中選擇【批註】，點擊【確定】。
② 選中的儲存格中只有1個白色的作用儲存格，在該儲存格上按一下滑鼠右鍵→選擇【刪除批註】。
如何同時修正或刪除多個相同模式的資料——查找與替換
“想要同時修改相同的錯字”
“想要統一刪除相同的文字”
這時，如果逐個地修改會浪費大量的時間。像這樣的工作一定要善用Excel中的功能來解決，這樣才能快速推進接下來的工作。
為此，我們需要使用“查找與替換”功能。
如下表，在B列的負責人一欄中，想要將“吉田”改成“吉川”，該怎麼做呢？
逐個修改當然很麻煩，所以要統一把“吉田”替換為“吉川”。
① 按Ctrl+H，啟動【替換】。
② 【查找內容】中輸入“吉田”，【替換為】中輸入“吉川”，然後點擊【全部替換】。
③ 接著會彈出提醒你替換（即修改）了多少個儲存格的通知窗口，點擊【確定】。
④ 點擊【查找與替換】視窗下的【關閉】按鈕，發現原本內容為“吉田”的儲存格都替換為了“吉川”。
刪除所有相同文字
【查找與替換】，是將輸入在【查找內容】的字串置換為【替換為】內容的功能，而當【替換為】是空白，則【查找內容】中的內容就會變成空白……也就是刪除該內容。並且，這種置換功能，實際上還能用於由公式構成的字串。
下表中，D列的構成比率儲存格中，包含有以分母為絕對引用的除法公式。在儲存格D3中含有以下公式：
=C3/$C$12
在儲存格D3中輸入=C3/$C$12
將儲存格D3輸入的公式一直複製到D12，分母也不會從D12偏離，還是正常的除法計算。
在儲存格D3:D12的範圍內，想要去掉分母中的$符號，可以按照以下步驟操作。
① 選擇想要進行替換的範圍（此例中為D3:D12）。
② 按Ctrl+H打開【查找與替換】。
③ 【查找內容】輸入“$”，【替換為】則保持空白狀態，點擊【全部替換】。
④ 可以看到公式中的$符號被刪除了。
像這樣，【查找與替換】功能需要先行選擇範圍，這樣才能只在這個範圍內進行替換操作。如果未選中範圍，就會以整個工作表為範圍進行替換，請務必注意。
你必須知道的快捷操作
同時打開多個視窗
在使用Word和PowerPoint時，可以同時在多個視窗中打開多個檔。但是在Excel中，只能在同一個視窗打開多個檔。如果需要同時查看兩個檔內容的話，非常不方便。
如果想要在多個視窗打開檔，可以按照以下步驟操作。請事先在電腦桌面上準備好Excel的圖示。
① 在已經打開檔的狀態下，按兩下桌面上的Excel圖示，以新建方式啟動。
② 另一個視窗中打開Excel。
③ 拖拽這個“新視窗”新打開檔的位置，就可以在兩個不同視窗同時打開2個資料夾的狀態。
如何縮小格式較大的檔
看起來表格中並沒有存在大量的資料，但是檔的格式卻越來越大。這說明表格裡包含了許多看不見的多餘資訊。
如果遇見明明沒有錄入大量的資料，但檔的格式卻異常大的情況時，請在檔內的各個工作表中確認“最後一個儲存格”的位置，這裡可以確認是否存在異常情況。“最後一個儲存格”是指位於工作表中有效範圍內的右下方的儲存格。
如下表，含有具體資料的儲存格的範圍內位於右下的儲存格是E15，它就是這張工作表的“最後一個儲存格”。
最後一個儲存格為E15的表格
可以使用定位功能確認“最後一個儲存格”的位置。或者用快速鍵Ctrl+End也可同樣定位“最後一個儲存格”，我在此說明一下啟動定位功能的方法。
① 按Ctrl+G打開【定位】→點擊【定位條件】。
② 選擇“最後一個儲存格”，點擊【確定】。
於是，工作表中最後一個儲存格E15處於被選中的狀態。
最後一個儲存格E15處於被選中的狀態
這樣就說明此表處於正常狀態，並沒有多餘資訊。
但是，如果有多餘資料的話，就會呈現下圖的狀態。這是對下圖中的表格進行了相同的操作。結果我們可以發現最後一個儲存格位於距離有效範圍很遠的地方（此表中位於G列第65531行的儲存格）。
G列第65531行的儲存格被選中
這時，說明這之前不知道進行了何種操作，導致原本應該在第15行為止的有效範圍一直被延伸到了最下方，也就是存在無法直接可見的資料。像這樣的情況，只要刪除那些多餘的資料，就能夠縮小檔的格式。具體的操作步驟如下。
① 選中“最後一個儲存格”的所在行。
② 同時按下Ctrl和Shift後，按向上方向鍵。於是，到有效範圍最後一行的第15行為止的所有行數都被選中了。
③ 在只按住Shift鍵的狀態下，按向下箭頭，這樣選擇範圍就少了1行，變為從第16行開始。然後按一下滑鼠右鍵，在功能表中選擇【刪除】，刪去選中的範圍（或者按Ctrl+ - ）。
完成以上步驟後，請務必記得保存。保存之後才能使檔的格式變小。
通過觀察右側的捲軸也能夠確認檔中是否含有無法直接可見的資訊。242頁中的“最後一個儲存格為E15的表格”和P244頁中的“選中最後一個儲存格E15處於的狀態”，通過對比位元於這兩張表格右側的捲軸，我們可以發現後者處於正常狀態。因為並沒有存在大量的資料，所以捲軸能夠上下滾動的幅度也很小。一般越是無法滾動的檔，捲軸越長。另一方面，前者的捲軸小很多，這說明可上下滾動的幅度很大。由於實際使用範圍是到第15行為止，沒有必要不停向下滾動。所以如果發現捲軸變得很小，說明工作表中一定存在多餘的資訊。這時，請按照上述步驟確認是否存在多餘資訊。
善用“凍結窗口”
在處理縱向、橫向範圍都很大的表格時，如果向下或向右滾動後就會變得無法看見項目名稱了，這樣會導致工作效率的低下。
因此，我們可以使用“凍結視窗”功能，即便移動表格介面也能夠始終顯示標題。這樣一來，就不需要不停地滾動查看表格，不僅可以節省出大量的時間，還可以減輕工作的壓力。具體的操作步驟如下。
① 選擇作為固定起點的儲存格。
【例】如果想固定顯示工作表前3行的內容，就要選到整個第4行
在下一頁的表格中，如果想要向下滾動時固定到第5行，向右滾動時固定到B列，需要選擇儲存格C6作為固定起點。
② 【視圖】選項卡→【凍結視窗】→點擊【凍結拆分窗口】。
有一點需要大家注意，設置視窗設定的時候，要讓A1始終出現在視窗上。
避免破壞表格格式
在Excel的工作表中可以輸入各種函數，自動處理各種計算、製作各類檔。但是，如果不小心誤刪了公式儲存格，好不容易做好的文件也就失去了用途。特別是保存在公司內部網路的共用資料夾中的檔，由於會有多個人在這個檔中輸入資訊，經常會發生有人不小心更改了檔結構這種事情。
由此可見，多人共用同一個Excel檔這件做法本身並不值得推崇。但實際上，也有很多時候需要這樣使用檔。這時，我們應該思考如何避免意外狀況的發生。
保護整個工作表
首先，利用【保護工作表】的功能，掌握如何防止刪除表格中的函數的相關技巧。
想要讓工作表中的儲存格處於無法被編輯的狀態，請按照以下步驟進行操作。
① 【審閱】選項卡→點擊【保護工作表】，快顯視窗。
② 根據需要可輸入密碼（也可省略），點擊【確定】。
此時，在“允許此工作表的所有用戶進行”的下方有許多選項。比如取消勾選“選定鎖定儲存格”的話，就無法選中儲存格了。這樣就能夠強烈傳達表格製作者“不允許修改表格”的意願。並且，這一欄目中也可以設置是否可以進行自動篩選等項目，請大家流覽一下各個選項。
這裡希望大家記住一個重點。
【保護工作表】，只有在【設置單元格格式】→【保護】選項卡中確認【鎖定】的儲存格中才會生效。在Excel中預設所有儲存格都處於鎖定狀態。選中任意一個儲存格，按Ctrl+l打開【設置單元格格式】→點擊【保護】選項卡，會出現如下畫面。
【設置單元格格式】的【保護】選項卡
我們可以看到，【鎖定】已經為被勾選的狀態。之後直接對工作表進行保護設置，就無法修改這一儲存格。
保持工作表中部分儲存格無法修改
如果在【設置單元格格式】的【保護】選項卡中勾選【隱藏】，之後再對工作表進行保護設置的話，此儲存格中含有的公式將不會顯示在編輯欄中。
在實際工作中經常會有“只可修改一部分儲存格”或者反過來，“一部分儲存格不可修改”的需求。
比如這張圖的拉麵店銷售額管理表。
拉麵店銷售額管理表
在A列中輸入“商品名”，在B列中輸入“單價”，在D列中預先輸入“單價×數量”的乘法公式。因此只填入C列“數量”就可以了。
為了防止誤刪B列的單價或D列中含有公式的儲存格，以及更改表格內容，可設置成隻可在C列中輸入內容。首先，試著讓禁止修改的儲存格也無法被選中。
① 選擇可以輸入內容的儲存格（此例中即C2:C6）。
② 按Ctrl+l啟動【設置單元格格式】，在【保護】選項卡中取消勾選【鎖定】，點擊【確定】。
③ 【審閱】選項卡→點擊【保護工作表】。
④ 在【允許此工作表的所有用戶進行】下方，取消勾選“選定鎖定儲存格”，點擊【確定】。
通過這個操作，C2:C6範圍以外的儲存格不僅無法輸入和修改內容，甚至無法點擊。所以不會發生誤刪儲存格中的內容，誤將資訊輸入到其他儲存格中等情況。
那麼反過來，想使一部分儲存格無法被改寫的話，請按照以下步驟操作。
① 選擇整個工作表→【設置單元格格式】→【保護】→取消勾選【鎖定】。
② 只對想要設置禁止修改內容的儲存格，再次打開【設置單元格格式】，勾選【鎖定】。
③ 開啟保護工作表。
關於列印的注意事項
列印多頁表格時，想要在每一頁中列印標題行
在打印行數較多的名簿或者客戶名單等Excel表格時，通常只會在第1頁中出現最上方的項目行，而第2頁以後則不會出現項目行。這樣的話，看列印的第2頁之後的表格內容時就會讓人感到不方便。
為此，讓我們來設置從第2頁開始自動列印最上方的專案行吧。
① 【頁面配置】選項卡→點擊【列印標題】，打開【頁面設置】。
② 【工作表】選項卡→點擊【頂端標題行】的編輯欄，點擊標題行的行標，最後點【確定】。
如何應對列印結果與畫面顯示有誤差的情況
大家是否知道“WYSIWYG”？它是“What You See Is What You Get（所見即所得）”的頭文字，是指電腦螢幕顯示的畫面與列印結果保持一致的技術。
但很遺憾，在Excel中卻無法做到“WYSIWYG”。也就是說，呈現所見的畫面，與實際列印出來的結果存在差異。
儲存格中的文字中途截斷的這種情況很常見。在Excel的工作表中雖然可以顯示完整的內容，但是一旦將其列印出來，有些內容就無法完整地出現在列印紙上。這樣的困擾時有發生。針對這一點，最後還是需要利用“在儲存格中保留足夠的空白”等方法，這才是最便捷的解決對策。
但是最大的問題在於，列印效果需要等到實際列印好才能看到。其實，我們可以先不直接列印Excel表格，而是利用PDF形式查看預覽列印。
在Excel2007的版本中想要將檔保存為PDF格式時需要安裝專門的軟體，但是從Excel2010版本開始就可以直接保存為PDF格式了。因為PDF檔的介面與正式列印結果並沒有差別，可以用來確認列印前的畫面。
另外，點擊【視圖】選項卡中【頁面配置】後，螢幕上出現的畫面基本就是列印出來的狀態。
0 留言:
發佈留言