申明: 本站飛宇網 https://feiyetopro.blogspot.com/。自網路收集整理之書籍、文章、影音僅供預覽交流學習研究，其[書籍、文章、影音]情節內容， 評論屬其個人行為， 與本網站無關。版權歸原作者和出版社所有，請在下載 24 小時內刪除，不得用作商業用途；如果您喜歡其作品，請支持訂閱購買[正版]。謝謝！
02 向有經驗的人學習
剛開始接觸Excel會遇到各種疑難，如一些資料錄入技巧。只要你虛心請教別人，別人也會樂於教你。但每個人都有自己的為人處事方法，不要因為別人態度冷漠而退縮，還有就是對你再好的人也只能幫助你一時而已，不可能幫助你一世。很多東西還得靠自己自覺去學習，在摸索中成長。雖然這個成長過程並不會太快，但工作效率卻在逐步提高。
2.1 再當一回學生
畢業並不代表學習的結束，而是另一種學習的開始。工作上我們會碰到各種各樣的新事物，不懂的要及時向有經驗的人請教。請教別人不僅能更快掌握知識，同時也能增進彼此間的感情。從今天起，就一起跟著盧子學習錄入資料的技巧吧！
2.1.1 初識Excel
2007年，盧子放棄讀大學的機會隻身來到了東莞工作，還好有香姐照顧，工作、生活都挺順利。剛來公司，香姐就告訴盧子有空的話要學點Excel的知識，這個在工作上經常用到。盧子那時啥也不懂，既然這個有用，那下班後就學習一下。那時晚上辦公室是開放的，允許在裡面用電腦。盧子來到辦公室，打開了Excel，一看除了格子外還是格子，這能幹嘛呢？先不管三七二十一，在格子裡輸入：“我在學習Excel，這個有什麼用呢？我相當地好奇。”如圖2-1所示，沒想到小小格子裡可以容納那麼多內容，挺神奇的。往後幾天，Excel就成了盧子抒發心情的地方，一有什麼想法就寫在裡面。呵呵，其實盧子的打字水準也是在這個時候提高的。
圖2-1 第一次輸入的內容
2.1.2 這條線怎麼畫
圖2-2文字下面的線怎麼畫
剛開始上班挺閑的，有空的話就看資料，學習Excel。突然有一天，我打開了一個表格，發現有些字下面有一條線，如圖2-2所示。心想這個是怎麼畫的呢？看見香姐並不忙，於是就上前請教問題。
盧子：姐，文字下面這條線是怎麼畫出來的，怎麼以前沒見過？
香姐：這個是底線，具體的操作是，選擇B3儲存格，在編輯欄用滑鼠選中“隆成(新廠)”，然後切換到“開始”選項卡，再按一下“U”按鈕，如圖2-3所示。
圖2-3 添加底線
盧子：姐，回頭我試試看。
香姐：還可以用插入直線，不過這種方法有點麻煩，你瞭解下也好。
如圖2-4所示，切換到“插入”選項卡，然後按一下“形狀”圖示，再選擇直線。按住Shift鍵，然後拉到合適的長度。
圖2-4 插入直線
盧子：這個Shift鍵有什麼作用，不用它也可以畫出一條直線。
香姐：按Shift鍵是保證畫出來的線是直線，如圖2-5所示。如果僅僅是畫一條直線按不按它關係不大，但如果是畫一個圓呢，你能保證畫出來的是一個圓？有的細節要從一開始就注意。
圖2-5 Shift鍵的作用
盧子：如果要畫正方形是不是也這樣操作？
香姐：沒錯，小腦袋轉得挺快的。如果要畫正圓、正方形等，也需要按Shift鍵。
盧子：姐，今天就麻煩你了，回頭我將你教的這兩個方法練習一下。
香姐：這麼客氣幹嘛，我們又不是外人。對了，晚上有空的話，一起到阿伯那裡喝茶。
盧子：好的，來這邊這麼久還沒喝過功夫茶，還有點小小的懷念家鄉的功夫茶。
香姐：來到這邊就不要客氣，我們是“膠己人”。
溫馨提示
出門在外，潮汕地區的人遇到老鄉，都稱呼“膠己人”，雖然只有三個字，但意義非同一般。
功夫茶小知識
品茶禮儀
傳統的潮汕功夫茶一般只有3個杯子，不管多少客人都只用3個杯子。第一杯茶一定先給左手第一位客人，無論其身份尊卑，無論其年齡大小，也無分性別。每喝完一杯茶要用滾燙的茶水洗一次杯子，然後再把帶有熱度的杯子給下一個用。這種習俗據說是人們為了表示團結、友愛和互相謙讓的美好品德。
品茶，要先聞香味，然後看茶湯的顏色，最後才是品味道，一杯茶要剛好分為三口品完。香味從舌尖逐漸向喉嚨擴散，最後一飲而盡，可謂暢快淋漓。這就是功夫茶的三個境界——“芳香溢齒頰，甘澤潤喉嚨，神明淩霄漢”。據說專業的品茶師可以憑一杯茶品出茶藝師當時的心情。說得很玄，不過功夫茶本來不就是一種平和心境、修身養性的方法嘛。
日常生活
潮汕工夫茶，在潮汕地區深受人們喜愛，不少人早上起來就泡上一壺茶，倦意頓時一掃而光，只覺得神清氣爽。潮汕人喜歡以茶會友，在細品慢酌、談笑風生中，人們互通資訊、加深了感情。品茶早已超越了簡單的解渴的目的，它還蘊含著豐富的文化內容。六合家宴的江經理介紹說，潮汕人把茶叫做“茶米”，茶在潮汕人心目中就像米一樣，足以看到潮汕人嗜茶如命，茶與米的不可分了。
到城中的高檔潮菜館吃飯，席間總是穿插上功夫茶。在你吃完海鮮魚肉的時候，喝一杯可以消除腥味；在你吃著一碗甜品有點膩的時候，喝一杯可以去膩開胃；在你酒足飯飽覺得有點撐的時候，喝一杯解乏消滯。功夫茶與潮菜，就像一個硬幣的兩面，相輔相成，共同造就了潮汕飲食文化的博大精深。有人說吃潮菜不喝功夫茶，總是感覺不太正宗。
2.1.3 邊框怎麼顯示不全
盧子：姐，我發現一件怪事，有一個儲存格不管我怎麼設置邊框都不管用，死活不顯示出來，如圖2-6所示。怎麼回事呢？
圖2-6 邊框顯示不全
香姐：這是列寬太小導致的。如圖2-7所示，只需選中B列，在標題列向右拖拉到列寬可以容納所有內容為止。現在邊框是不是自動出來了？
圖2-7 調整列寬
盧子：如果有多列需要調整列寬，有沒有快捷一點的操作方法？
香姐：如圖2-8所示，選擇E～H四列，按兩下H列標題列就可以自動調整列寬。
圖2-8 自動調整列寬
盧子：又學到了一招，還是這招自動調整列寬好用。
香姐：有的時候還可以通過按兩下獲取最合適的行高。工作上還有一種情況就是行高跟列寬為固定值，這時就不能通過這兩種方法來調整。如圖2-9所示，切換到“開始”選項卡，再按一下“格式”下拉按鈕，選擇“列寬”選項，更改列寬大小，最後按一下“確定”按鈕。用同樣的方法，可設置行高。
圖2-9 設置列寬大小
盧子：我剛才看你設置列寬的時候發現一個問題，這些寬度都是以圖元作為單位，但我們平常都是以“cm”作為單位，就如職工的照片寬度是3cm。如何讓圖元變成以“cm”為單位的列寬呢？
圖2-10 “圖元”變“cm”
香姐：這個問題問得好。如圖2-11所示，切換到“視圖”選項卡，再按一下“頁面配置”圖示，然後選擇A列，右擊並從彈出的快顯功能表中選擇“列寬”命令，這時就是以“cm”作為單位了。將數位改成3，再按一下“確定”按鈕。用同樣的方法，可設置行高。
圖2-11 設置以“cm”作為單位的列寬
盧子：沒想到小小的列寬就有這麼多學問！
2.1.4 輸入的0跑哪去了
盧子：姐，我輸入了好多次，出貨日期那裡的數位，不管我怎麼輸入，0都會消失，如圖2-12所示，不知道它跑哪去了？
圖2-12 自動消失的0
香姐：常規格式下，數位前面的0會自動被忽略，可以將儲存格設置為文本。具體操作如圖2-13所示，利用複合鍵Ctrl+1，彈出“設置單元格格式”對話方塊。切換到“數位”選項卡，然後選擇“文本”項，再按一下“確定”按鈕。返回儲存格重新輸入數位，這時得到的就是文本數位，文本數位不管你輸入什麼內容都不會改變。
圖2-13 設置文本格式
盧子：這個真好用，0再也跑不掉了。
香姐：平常在輸入身份證號等長字串時，數位超過15位元都是變成0，只能先將儲存格設置為“文本”格式再輸入才行。因為我們公司的出貨日期格式都是6位數，這個也可以通過自訂單元格格式做到。按複合鍵Ctrl+1，彈出“設置單元格格式”對話方塊。切換到“數位”選項卡，然後選擇“自訂”選項，設置自訂格式代碼，再按一下“確定”按鈕，如圖2-14所示。
圖2-14 自訂單元格格式
設置單元格格式有很多學問，以後你可以慢慢瞭解。
溫馨提示
N年以後，盧子發現了日期格式的秘密。香姐教我的方法雖然可以解決問題，但這樣的日期並不是標準日期，在對日期進行分析時會有小小的麻煩。
按快速鍵Ctrl+；可以快速輸入當天的日期(靜態)，然後設置自訂格式代碼為YYMMDD。
其中Y代表年，M代表月，D代表日。YY代表年為兩位，MM、DD也是同樣的道理。
這樣設置有一個好處，就是以後在用透視表的自動組合時，可以輕鬆按年、月、日分組。
如果要獲取動態日期，可以用=TODAY()，如圖2-15所示。
圖2-15 獲取動靜態當天日期
2.1.5 分數怎麼變成了日期
盧子：姐，我輸入的分數怎麼總是變成了日期呢？如圖2-16所示，Excel老是自作主張改我的東西。
圖2-16 分數自動變成了日期
香姐：前面跟你講過將儲存格設置為“文本”格式，其實也可以用在這個地方，不過這樣雖然看起來是分數，實際上並不是。這裡先給你介紹一下分數的小知識。
分數的儲存形式
如圖2-17所示，分數由五部分組成：整數部分+空格+分子+斜杠(/)+分母，一個都不能少，即使整數部分為0也不能省略。輸入分數後，在編輯欄會顯示分數對應的小數的值。
圖2-17 分數的組成形式
補充說明
Excel會對你輸入的分數進行化簡、約分，將輸入的分數化為帶分數或最簡真分數。如果你不需要被自作主張改掉，可以通過設置自訂單元格格式，得到圖2-17所示的效果。
假分數
0/0
不被化簡的分數：分母固定為8。
0/8
圖2-18 分數自訂後的顯示
轉捩點
聽說香姐懷孕了，要當媽媽了，這是一個好消息，以後我就不能老麻煩她了。從今以後要換一種方式來學習Excel，畢竟不是每個人都對你這麼友善，耐心指導你的。
2.1.6 生成編號序列
今天盧子在給產品輸入編號，按下面的方法操作：
輸入1，回車；
輸入2，回車；
輸入3，回車；
……
突然，盧子停下了敲打鍵盤的手，思索著：應該有其他方法的，要不然那麼多編號要輸入到什麼時候？
香姐現在的心都放在未出生的寶寶身上，去打擾她又不好。正一籌莫展時，想起了曾經香姐說過的一句話：菜頭是我們公司Excel用得最好的人。想到這裡，盧子立馬跑到菜頭面前。
盧子：菜頭，向你請教個問題可以嗎？
菜頭：可以。
盧子：我剛才在輸入編號，一個個手動輸入，如圖2-19所示，感覺輸入很慢，有沒有快捷的方法？
圖2-19 手工輸入編號
菜頭：如圖2-20所示，在A2儲存格中輸入1，滑鼠放在A2儲存格右下方，出現“+”字形，按住Ctrl鍵，拖動滑鼠到A45就可以生成1～45的編號。
圖2-20 自動生成編號序列
盧子：謝謝，這回我就省事多了。
菜頭：嗯。
早就聽說菜頭這人不好相處，還是溜之大吉，自己去試這個功能吧。按照菜頭教的方法操作果然成功，試了不按Ctrl鍵數位全部都是1。
摸索發現
1．編號序列也可以通過先在儲存格中輸入1、2，然後下拉就生成。
2．先在儲存格輸入2、4，可以生成等差序列，如圖2-21所示。
圖2-21 自動生成編號跟等差
3．幾個月後又發現序列對話方塊N多功能。在“開始”選項卡，選擇“編輯”組中的填充，按一下“序列”項，這裡提供了好多選擇，只需填寫步長值跟終止值，再按一下“確定”按鈕就可以生成多種形式的序列。
有興趣的朋友可以逐一測試一下序列的各種功能，如圖2-22所示。
圖2-22 “序列”對話方塊
2.1.7 不相鄰儲存格輸入同一資料
在製作不良產品報告的時候，經常會輸入多個相同日期，每次單獨輸入很麻煩。看到上回菜頭願意幫忙，盧子再次跑去請教。
盧子：菜頭，如圖2-23所示，有沒有辦法在不相鄰儲存格中同時輸入當天的日期？
圖2-23 在不同儲存格中輸入當天的日期
菜頭：利用Ctrl鍵的三種用途可以實現。
STEP 01按住Ctrl鍵依次選擇D2、D4、C8和C9，如圖2-24所示。
圖2-24 選擇儲存格
STEP 02按快速鍵Ctrl+；生成當天日期，如圖2-25所示。
圖2-25 生成當天日期
STEP 03按快速鍵Ctrl+Enter結束，如圖2-26所示。
圖2-26 批量生成日期
盧子：原來Ctrl鍵這麼好用，上回就是借用這個鍵，快速生成序列的。
菜頭：嗯。
還是老樣子，連一句多餘的話也不說。盧子沒辦法只得回到自己座位上去研究。
摸索發現
其實還可以在多個表的同位置儲存格中輸入相同內容。如在Sheet2～Sheet5的B2中同時輸入“盧子”。切換到Sheet2，接著按住Shift鍵再按一下Sheet5，這樣就能選中4個表格。在B2儲存格中輸入“盧子”，按複合鍵Ctrl+Enter結束。這時就可以看到這4個表格同時輸入好了，輸入後的效果如圖2-27所示。
圖2-27 多表格操作
如果輸入的表格不相鄰，要按Ctrl鍵依次選擇。
2.1.8 快速錄入大量小數
領導不知從哪裡搞來了一份單價表，讓盧子錄入資料。盧子仔細一看，都是一些小零件，價格都是幾毛錢而已，也就是說，所有單價都是零點幾元。既然是領導安排的工作，盧子馬上著手輸入。結果輸入了幾個資料後，就發現了一些小問題。這樣輸入單價挺煩瑣的，都得輸入“0．”，前面都是重複的，還有就是有時小數點還會點錯位置，甚至忘記輸入。如果連這件小事都出錯，領導會怎麼看盧子，沒法只得請教菜頭，雖然菜頭不好說話，但一切以工作為主。
盧子：菜頭，我這裡有份單價表，但所有數字都是含有小數點的，如圖2-28所示。有沒有辦法快速輸入？
圖2-28 輸入大量帶小數點數位
菜頭：如圖2-29所示，選擇“文件”，然後依次選擇“選項”命令，按一下“高級”按鈕，選中“自動插入小數點”核取方塊，再按一下“確定”按鈕。
圖2-29 自動插入小數點
盧子知道菜頭的為人，所以也不繼續多問，就自己動手嘗試。經過這樣的設置，只要輸入整數部分即可，如0.89，只要輸入89。沒多久，盧子就把領導交代的事情完成了，如圖2-30所示。
圖2-30 錄入小數效果
摸索發現
趁著空閒，盧子又仔細看了一下這個功能。發覺小數點的位數可以調節，允許為負數。如果將小數點位置設置為負數就是擴大的倍數，如-3就是擴大103倍。但這個功能有一個局限，就是設置後整個工作表不管輸入什麼數位都會自動擴大或者縮小，如果有其他資料錄入，這個功能是不可取的。
解決方案1：障眼法
通過自訂單元格格式得到。
！0！.00
解決方案2：選擇性粘貼（除）
如圖2-31所示，在C1中輸入100，然後複製C1。選擇A1：A5，右擊並選擇“選擇性粘貼”命令，選中“除”選項按鈕，再按一下“確定”按鈕。這個方案我覺得最好，得到的是真正的小數，而不影響其他內容的輸入。
圖2-31 選擇性粘貼（除）
2.2 偷師
職場中有兩種人，一種是熱情幫助你的人(香姐)，一種是對你很冷漠的人(菜頭)。遇到前一種是你的福氣，遇到後一種也不要悲傷，畢竟沒有人有義務幫助你，即使可以幫你也只是一時而已，很多事情都得靠自己努力。身邊從不缺乏有能力的人，只是缺乏發現這些人的眼睛。只要你留心，很多人都是你學習的榜樣。明著我們可以不用請教他們，但暗地裡卻可以看這些人以往留下的文檔資料來學習。有時行走的步伐稍微放慢一點都可以學到知識，走到有經驗的人背後，偷偷瞄一眼都可以學到一個技能，曾經我就這麼幹過。偷學不在乎技能的大小，只要看到了就學習。日積月累，常用的小技巧都將被你所掌握。
2.2.1 輸入多個0有技巧
Q我們公司每天的出入帳都是上百萬，甚至上千萬。這麼大的金額，每次輸入的時候都得數有多少個0，怕輸入錯誤。如圖2-32所示，怎麼才可以快速、準確輸入這麼多個0呢？
圖2-32 快速無誤輸入多個0
A教你一招，既能準確輸入，又能快速有效。
STEP 01如圖2-33所示，利用複合鍵Ctrl+1調出“設置單元格格式”對話方塊。選擇“貨幣”選項，小數點位元數改為0，按一下“確定”按鈕。
圖2-33 將儲存格設置為沒有小數點的貨幣樣式
STEP 02如圖2-34所示，輸入：數字**N，只能用兩個*，N代表幾個0。
圖2-34 快速、準備輸入多個0的技巧
2.2.2 錄入特殊字元
Q現在要對每項對策進行評分，看哪些可行性強點，評分依據都是按特殊字元輸入。說明：○5分，□3分，×1分，如圖2-35所示。怎麼快速錄入這些特殊字元？
圖2-35 錄入特殊字元
A如圖2-36所示，切換到“插入”選項卡，按一下“符號”圖示。在“符號”對話方塊中，從“子集”下拉式清單方塊中找到“其他符號”選項。按一下相應的符號，再按一下“插入”按鈕。
圖2-36 插入符號
插入符號雖然可以實現，但挺煩瑣，找到需要的符號挺費勁，其實還有一種更加方便的方法。
A在D3:D5中先插入幾個符號作為輔助列，然後設置資料有效性(2013版叫資料驗證，為了相容其他版本，後面都叫資料有效性)。如圖2-37所示，選擇B2：B8，切換到“資料”選項卡，再按一下“資料有效性”圖示。在“允許”下拉式清單方塊中選擇“序列”選項，在“來源”文字方塊引用=$D$3：$D$5，然後按一下“確定”按鈕。現在只需從下拉清單中選擇合適的字元就可以了。
圖2-37 數據有效性（序列）
很多人在輸入√或者×等字元時都用Alt鍵配合小鍵盤輸入，如果是臺式電腦還好，筆記型電腦輸入則更麻煩，還要記住按哪些數位(如41420)。其實根本不用記住這些數位，可以利用搜狗拼音輸入法快速錄入特殊字元。搜狗拼音輸入法目前用戶已超過一億，還是比較受歡迎的。輸入dui就能得到√，輸入cuo就能得到×，還有平方米(m2)，立方米(m3)等都可以使用搜狗拼音輸入法獲得，大大減輕了記憶的負擔，如圖2-38所示。
圖2-38 使用搜狗輸入法
溫馨提示
借助搜狗拼音輸入法可以減輕記憶的負擔。
2.2.3 只允許輸入某範圍的日期
Q我們公司的分工並不十分明確，誰有空閒就去輸入明細表。每個人的輸入方法都不一樣，很難保證所有人輸入的資料格式都正確。以日期2009/1/1為例，輸入的形式大概有以下幾種：1/1、20090101、2009.1.1和2009-1-1，日期格式不統一，如圖2-39所示。在實際匯總的時候會有很多麻煩，有沒有辦法避免呢？
圖2-39 不同的日期格式
A可以利用資料有效性來控制，只要輸入不正確就讓錄入者重新輸入。如圖2-40所示，從“允許”下拉式清單方塊中選擇日期，再設置“開始日期”和“結束日期”，輸入出錯警告資訊，最後按一下“確定”按鈕。
圖2-40 設置允許日期範圍
如圖2-41所示，設置好後，再也不用擔心別人會輸入錯誤了，出錯時會提示，讓同事重新輸入。
圖2-41 出錯提示
如果以後看到類似的提示資訊，不要擔心Excel是不是中毒了，這是有人設置了出錯提醒的警告資訊。
2.2.4 防止錄入重複姓名
Q每到月底核算員工工資的時候，都生怕姓名會被錄入重複，這樣就會得到多份工資，如圖2-42所示。為此，每次都得核對好多次才放心。有沒有辦法事先就做好預防，只要輸入重複就有提示？
圖2-42 防止錄入不重複值
A如圖2-43所示，選擇A2:A11，設置資料有效性，在“允許”下拉式清單方塊中選擇“自訂”選項。在“公式”文字方塊中輸入=COUNTIF(A：A,A2)＜2。
圖2-43 自訂不重複設置
COUNTIF函數會統計某個區域內符合您指定的單個條件的儲存格個數。例如，現在要統計曉鳳(也可以直接引用儲存格，如A3)在A2：A11中出現的次數，就可以用=COUNTIF(A2：A11,＂曉鳳＂)。
思路：利用唯一值的個數小於2這個特點(也可以用=1)，一旦重複就會自動提示，如圖2-44所示。
圖2-44 重複值提示
溫馨提示
資料有效性有一個缺陷，就是對於複製粘貼的值不會自動判定是否重複。不過資料有效性又提供了一種補救方法——圈釋無效資料，當資料全部輸入完後再按一下，如果有重複姓名就會被圈出來，如圖2-45所示。
2.2.5 數據有效性其實很好騙
Q如圖2-46所示，中山隆成那邊分兩個工廠：一個是小天使，一個是醫療，兩個廠生產的產品不一致，所以分兩列顯示。在做資料有效性(序列)檢查時，出現錯誤提示對話方塊(其內容為“清單源必須是劃定分界後的資料清單，或是對單一行或一列的引用”)，有什麼方法解決嗎？
圖2-46 多列引用出錯
A常規辦法做不到，那就來騙騙資料有效性吧。
STEP 01如圖2-47所示，按複合鍵Ctrl+F3調出“名稱管理器”對話方塊。按一下“新建”按鈕，彈出“新建名稱”對話方塊。在“名稱”文字方塊中輸入“產品”，“引用位置”設為“=資料有效性其實很好騙！$A$2：$A$6”。按一下“確定”按鈕，關閉對話方塊。
圖2-47 新建名稱
STEP 02如圖2-48所示，選擇D2:D6區域，並設置資料有效性。在“允許”下拉式清單方塊中選擇“序列”選項。在“來源”文字方塊中輸入“=產品”，再按一下“確定”按鈕。
圖2-48 設置數據有效性
STEP 03如圖2-49所示，按複合鍵Ctrl+F3重新調出“名稱管理器”對話方塊，更改“引用位置”為“=資料有效性其實很好騙！$A$2：$B$6”，關閉對話方塊。
圖2-49 重新設置數據有效性
經過上面3個步驟，就完成了預期目的。其實引用的區域跟剛開始一樣，實際效果卻不一樣。先騙數據有效性說：我只有一列，讓她相信；接著更改引用位置，讓她誤以為也是一列。兩地之間最短的距離有時並不是直線，繞一個彎，也許會更快到達終點。
2.2.6 眼見不一定為實
Q如圖2-50所示，每次出差回來都要報銷費用。公司規定總金額要用大寫，這個愁死我了，每次都是從別處粘貼過來，都不懂寫，有沒有方便一點的辦法？
圖2-50 大寫金額
A在B13中輸入“=C13”。
如圖2-51所示，按複合鍵Ctrl+1調出“設置單元格格式”對話方塊。選擇“特殊”項中的“中文大寫數位”，再按一下“確定”按鈕。
圖2-51 設置中文大寫數位
A自訂單元格格式的例子還有很多，舉一個很實用的例子，如圖2-52所示，快速輸入包裝N部。
圖2-52 輸入包裝N部效果圖
只需自訂單元格格式為“Richell公司包裝”0“部”即可。
現在只需輸入數位N就會顯示：Richell公司包裝N部，但儲存格的本質不變，依然是N。自訂格式只是欺騙我們的眼睛而已。
2.2.7 所見即所得
Q如圖2-53所示，通過自訂單元格格式，效果看起來已經符合要求了，但本質卻不變，有沒有辦法讓她表裡如一，所見即所得呢？
圖2-53 表裡不一的自訂儲存格
A如圖2-54所示，在“開始”選項卡中啟動剪貼板，然後按複合鍵Ctrl+C複製自訂格式的儲存格，再按一下“全部粘貼”按鈕，現在自訂的格式就變成了真正的格式。
圖2-54 利用剪貼板轉換
如圖2-55所示，得到轉換後的效果。
A如果經常需要調用剪貼板功能，可以設置按兩次複合鍵Ctrl+C顯示。
切換到“開始”選項卡，然後選擇“剪貼板”→“選項”命令，再選中“按Ctrl+C兩次後顯示Office剪貼板”核取方塊，如圖2-56所示。
圖2-56 設置調用快速鍵
2.2.8 哪裡不同刷哪裡
Q如圖2-57所示，如何一次性在文本資料前面加單引號？因為從金蝶K3固定資產卡片批量匯出來的Excel檔，資料前面都有單引號，為了保證順利導入，必須保持資料的一致性。
圖2-57 部分資料前面沒有單引號
A既然都是統一的文本，那就簡單多了。如果格式不同，可以通過分列將所有數位變成文本。
如圖2-58所示，選中A1(包含單引號)，然後切換到“開始”選項卡，在“剪貼板”上按一下“格式刷”按鈕，出現一把小刷子。選擇包含資料的區域，刷一下。
圖2-58 統一表頭格式
如圖2-59所示，平常在設置表頭的時候，經常會設置各種格式，每次重複操作很麻煩，只要你設置好一個表頭，其他表頭就可以通過格式刷輕輕一刷，格式就統一了，省時省力。
圖2-59 格式刷的使用
2.2.9 將兩列的內容合併成一列
Q經常要去中山出差，剛開始記錄的時候是分兩列記錄，現在想合併在一起，如圖2-60所示。有沒有辦法一次性將兩列出差地合併變成一列？
圖2-60 將兩列的內容合併成一列
A用一個IF函數作為判斷，就可以將兩列合併在一起，不過我這裡介紹一下選擇性粘貼的方法。如圖2-61所示，複製C2：C11區域，選擇B2儲存格，再右擊並在彈出的快顯功能表中選擇“選擇性粘貼”命令。選中“跳過空單元”核取方塊，再按一下“確定”按鈕。如果不需要C列，直接刪除即可。
圖2-61 跳過空儲存格
2.2.10 將行變成列
Q出差了好幾天，準備報銷費用，沒想到表格佈局沒搞好，變成了矮矮胖胖的樣子，可真難看，如圖2-62所示。怎麼將佈局變成瘦瘦長長的呢？
圖2-62 將行變成列
A利用轉置可實現這個效果，有人把這個功能戲稱為“乾坤大挪移”。如圖2-63所示，複製資料來源，按一下任意儲存格，然後右擊並在彈出的快顯功能表中選擇“粘貼選項”命令，再按一下“轉置”按鈕，調整列框。
圖2-63 轉置
選擇性粘貼還有很多功能，如粘貼成各式各樣的功能，或者執行運算，有興趣的朋友可以試試看。
2.2.11 給儲存格加把鎖
Q出差剛回來一大堆事情要處理，報告沒時間做，只得交給其他同事做。範本雖然已經設置好，但有的地方涉及公式引用，如圖2-64所示。如果讓同事不小心給改了，麻煩就大了，該怎麼辦呢？
圖2-64 包含公式
A那就給儲存格區域加把鎖保護起來，每把鎖都只有唯一的鑰匙(密碼)，在沒有鑰匙的情況下別人是改不了的。
STEP 01如圖2-65所示，按一下“全選”按鈕，然後按複合鍵Ctrl+1調出“設置單元格格式”對話方塊。按一下“保護”選項卡，取消選中“鎖定”核取方塊，再按一下“確定”按鈕。
STEP 02如圖2-66所示，按F5鍵調出“定位條件”對話方塊。選擇“公式”選項，按一下“確定”按鈕。按複合鍵Ctrl+1調出“設置單元格格式”對話方塊，切換到“保護”選項卡，選中“鎖定”和“隱藏”核取方塊，再按一下“確定”按鈕。
公式的區域是固定的，也可以按住Ctrl鍵選擇C10：C11和F10：G11兩個區域。這種方法也可以用於對其他固定區域的保護，而且保護的內容不僅僅限於公式。
圖2-66 定位公式，選中“鎖定”跟“隱藏”核取方塊
STEP 03如圖2-67所示，在“審閱”選項卡中，按一下“保護工作表”按鈕，選中“編輯物件”核取方塊，設置密碼，再按一下“確定”按鈕。重新輸入密碼，再按一下“確定”按鈕。
圖2-67 設置保護工作表
通過上面3個步驟，公式就被保護起來了。除了可以編輯物件外，不能再進行其他設置。
關於物件
Q看見你設置編輯物件，突然想起這麼一段話：如圖2-68所示，作為一名大齡青年，居然被Excel詛咒“找不到對象”，我覺得她是故意的！什麼是物件呢？
圖2-68 找不到物件
A物件是一件事、一個實體、一個名詞，可以是獲得的東西，可以想像有自己的標識的任何東西。一些物件是活的，一些物件不是。用戶端物件之間的包含關係圖，比如這輛汽車、這個人、這間房子、這張桌子、這株植物、這張支票、這件雨衣等。概括來說就是，萬物皆物件。在Excel中，圖片、形狀、藝術字、圖表這些就屬於物件。如果Excel中不存在這些物件，就會出現這個對話方塊。上面只是一個玩笑而已，Excel並不會詛咒任何人。因為是製作不良產品報告，會涉及一些圖片的處理，所以才設置可以編輯物件。
溫馨提示
我們在使用別人的文檔進行編輯前，最好事先備份。利用副本進行編輯，不要在原稿上進行修改，以免造成一些意想不到的麻煩。
2.2.12 轉換成PDF，放心將文檔交給供應商
Q報告做好了，一份留底，一份傳給供應商。為了讓報告不被修改，以前都是直接列印出來，然後再用列印件傳真過去給供應商。現在提倡綠色辦公，節約用紙，有沒有辦法直接發送文檔過去，別人無法修改內容呢？
A可以將Excel轉換成PDF，這樣別人就不能輕易更改你的內容了。如圖2-69所示，將檔另存，選擇存儲位置，將保存類型選擇為PDF，再按一下“保存”按鈕。
圖2-69 另存為PDF
2.3 本章小結
初識Excel會遇到各種各樣的疑問，不懂就得虛心向有經驗的人請教，懂得舉一反三。但現在每個人都很忙，不可能每次請教對方，對方都有時間幫你解決問題，別人幫得了你一時，幫不了你一世。既然這樣，我們就得靠自己，一有機會就去看對方操作，看他們留下的資料，機會是要靠自己爭取的。有時僅僅10秒鐘你就可以偷學一個技巧，一天學一兩個，日積月累，那你就成了一個有經驗的人。這個過程有時會相當漫長，要有信心堅持下去。其實還有一種方法，就是多看書，書籍會給我們提供一個更好的角度看問題，同時讓我們在更短的時間內獲取新知識。
0 留言:
發佈留言